針對前面提到的版本控管等文件管理，紙上談兵的「紙」現在幾乎都是以電子檔形式做保存，所以檔案的命名格式也是能將他來統一規定，讓專案中的所有文件都有標準命名格式及用時間日期來輔助命名的規則，針對上述的規則定義都有一套標準，讓文件命名規則也一致性，也便於日後電子檔案的管理應用。

文件檔案管理技巧

美國國家標準暨技術研究院(National Institute of Standards and Technology)於2016年有公開一版電子檔案管理技巧Electronic File Organization Tips，詳細規範了文件檔案、資料夾的命名建議準則，而準則開宗明義提及下面所述：

• 電子檔案記錄的精確有規則地命名，將有助文件之管理運用。
• 文件檔名應該需清晰且易懂，以便於使用該文件的同仁理解。
• 有個健全的制定命名規則，能提高同仁於搜尋檔案的正確性。

電子檔案管理技巧中有制定了許多檔案的命名規定，有需要或是興趣的朋友可自行連結下載參考應用。

資料來源：Electronic File Organization Tips

命名的時間日期格式

通常團隊中光日期格式，你我他呈現的規格有相當多種，譬如：2022-01-03、2022/01/03、01/03/2022、20220103、2022/1/3等，有斜線有一橫的有補零沒補零，或用英文月份命名、西元年兩位數等等，當團隊有檔案名稱有附加時間命名的習慣或規定時，則需訂一套時間日期格式的規則，而這部分ISO也幫我們想到了，根據ISO 8601 有規範日期和時間格式，透過國際認可的時間日期格式表示方式，當你這PM還在猶豫不決要用哪種格式時，用這ISO8601標準來解決這種不確定性吧！

資料來源：ISO 8601 Date and time format

有規範有方向

有了訂立好的規範就有很好的遵循依據，讓在專案裡的文件相關管理上能有個方向，也會讓自己少走些冤枉路，且有現成的標準也很好說服團隊成員遵守，有這些國際制定標準，比較好說服老闆贊同要求團隊同仁必須遵守老闆都說話了這樣就非常好讓大家都能依據統一的規範做事如同有文檔版本原則計畫，讓你不亂不忙提到有原則不亂，有計畫不忙，這句的箴言會在未來幾天常見到，因為你用PM的角色來看這些專案管理的雜事真的太貼切啦！

參考資料：

-NIST：Electronic File Organization Tips：https://www.nist.gov/system/files/documents/2022/03/30/ElectronicFileOrganizationTips-2016-03.pdf
-ISO 8601 DATE AND TIME FORMAT：https://www.iso.org/iso-8601-date-and-time-format.html