Day 5 : 從網拍下訂單到出貨 - 什麼是 ERP 系統？

15th鐵人賽 it管理 erp

jtlin1206

團隊消波塊上的海洋貓貓

2023-09-20 18:58:05

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從網拍下訂單到出貨 - 什麼是 ERP 系統？

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~~廢話了四天終於要拉回正軌到 ERP 系統了~~
今天的文章將會用簡單的案例帶大家認識什麼是 ERP 系統以及為什麼我們需要它。

ERP ? 是蝦米？

ERP (Enterprise Resource Planning) 的中文稱作企業資源計畫，是由美國高德納諮詢公司於 1990 年提出的一個企業管理概念，是指公司或組織內部用以管理日常業務活動的一種軟體，讓整個業務流程的資訊可以更即時的互相流通並且讓管理更順暢。

(截自 Wikipedia)

以前的 ERP 系統主要是用來做生產管理以及供應鏈，它是從 MRP 系統 (Material Requirements Planning, 物料需求計劃) 和 MRP-II 系統 (Manufacture Resource Plan, 製造資源計劃) 演變而來，MRP 主要的用途都是在生產線上，管理零組件、庫存與控制生產成本。

現在的 ERP 系統分成很多種類：

生產管理：一個產品從製造前的材料、生產中的品質控制到成本管理，只要與產品生命週期有關係的都在這個分類。
進銷存貨與供應鏈：與採購、庫存管理、款項細項到出貨有關係的都是這個分類。
財務管理及會計專案：跟帳 ($$) 有關係的都在這個分類，包含公司內部的資產管理。
人力資源管理：與員工有關係的都在這個分類，包含出勤管理。
其他相關的系統：有些公司會把專案管理、客戶關係管理 (CRM) 和資料提供服務算在 ERP 系統的分類裡。

廣義來說，只要可以改善公司或組織內部作業流程的軟體系統，都可以稱為 ERP 系統。

常見的 ERP 系統有 Oracle、SAP、鼎新 TIPTOP、D365...，超級多的。
不管是哪個 ERP 系統，都是以廣用與泛用的前提來進行設計的，也就是說適合大部分產業但又不適用於每個產業，如果要解決自己公司或團隊內部的需求與痛點，通常都需要客製化，就是這個客製化的空間讓 ERP 工程師們活了下來。

案例：在網拍下單後的作業流程

我們來假設一個情境，如果有一個買家在網路拍賣網站購買了你的商品，想像中的流程會是什麼樣子？

我把購買的流程粗略分成四個步驟：

買東西 (Buy Something)：買家在網路拍賣網站上點擊了我要購買，買了你的產品。
檢查款項 (Check Payment)：在買家購買完後，我們必須檢查有沒有收到款項，確認完訂單才會進到下一個階段。
揀貨與出貨 (Pick and Ship)：依照訂單的商品數量，進行揀貨與出貨，請務必在出貨前確認貨況良好。
送達！買家收到商品！ (Reveived!)

有些業餘的賣家會在蝦皮上做完這四件事情，但是如果今天商品的販賣規模無法讓一個人處理完成，我們就會需要更多的助手幫忙。
試想一下如果四個階段都是不同的助手幫忙，都利用 Line 來聯絡、確認訂單和出貨絕對是一個超級爛的方法。
更不用說如果今天有數個網路賣場，你要同時管理 PCHome、Momo、蝦皮和各種網拍平台的訂單，這就絕對不是幾個人可以處理好的事情了。

這四個買東西到送達的步驟其實牽扯到了蠻多不同的 ERP 系統流程，包含了訂單的處理 (客戶建檔、Sales Orders)、庫存的管理及出貨 (Shipments) 和貨物的追蹤 (Tracking)。

除了這四個工作項目之外，庫存的控制也很重要，要將倉庫的庫存更新到賣場上，才不會賣出沒有庫存的商品，不只會拿到一星評價還要做退款，超麻煩。
還有開發票以及各種作帳，這部分又更複雜了，絕對不是只有這四個步驟就能做出大公司般的賣貨規模。

工程師眼中的買東西到送達

在工程師眼中，這些東西都只是資料 (data)，與這個流程有關的工作日常會是將訂單同步到另一個系統中。
舉例來說，如果我是在蝦皮上面下的訂單，這些訂單資料並不會自己自動在公司的其他系統中生出來，我們必須將這些資料同步過去。
常見的作法很多，最簡單的 Export and Import 就可以完全達成這個需求，蝦皮也有提供 Export 資料的功能，可以簡單的匯出報表並匯入其他系統。
當然也可以自行設計 EDI 系統或 ETL 系統，這個在之後的每日文章會介紹到，敬請期待。