大家印象裡的PM是否隨時都文質彬彬有禮貌呢?能想像PM吵架的模樣嗎?
有的新人PM會覺得「PM吵架=不專業」,這種認知不全然正確,應視情況而定。
PM的有禮應對得體,能讓客戶對專案管理的品質感到專業印象。
不過如果協商事情的時候,PM維護底線但釋出誠意後、客戶仍然不斷得寸進尺,PM就需要考慮適當產生些微摩擦了。
基本上「摩擦的力度(溝通夾雜警告意味)」會如下依序向上升級:
1.私下口頭提醒客戶
2.非正式管道的文字提醒客戶(例如Email、Line)
3.會議上提醒客戶
4.正式管道的文字提醒客戶(例如公文)
5.有客戶長官在的場合提醒客戶
從第4項開始可能會不太好看,客戶會被迫承受客戶長官的壓力。
大概第3項之前的,都是PM和平常互動多的客戶吵吵架就可以有定論了。
中間跳過任何一段升級衝突,客戶可能會覺得被突然捅一刀的冒犯到。
先禮後兵,準備升級衝突前先跟客戶預告PM即將執行的措施、預期影響到客戶的程度,若客戶機靈會設法解決阻止衝突升級,實在沒辦法也有時間緩衝準備應對,至少客戶有受到PM尊重的感覺,被長官洗臉時可能不會100%怨恨PM。
在「先禮後兵」的前提下,升級衝突時可能有2種作法:主動的爭執、被動的擺爛。
切記這些都是為了「達成目標」的手段,所以過程中也須留存各種圖文紀錄保護專案,而且是富含目的性有規劃的執行。
【爭執】需要將核心問題浮上檯面,例如讓高階長官知道的情況,很適合爭吵讓事情發酵變大,就像民眾很喜歡威脅說PO文曝光的道理一樣。
【擺爛】好說歹說,吵架也無法獲得客戶重視時,「不違反合約」不會造成罰款的擺爛可以試試看。例如警告客戶系統有風險、需編列預算優化系統,客戶覺得不是很重要,那PM也採取被動不處理態度,等某天系統真的發生之前PM預告過的問題,客戶會驚覺PM是對的,之後遇到類似的狀況會認真傾聽PM的話並討論。
上述作法不只適用「客戶」,也適合「內部」,畢竟內部跨部門協作的情況也不少。
PM在客戶面前宣洩情緒的先決必備條件是「客戶關係融洽」。
不熟悉、沒默契的客戶,看到PM情緒大起大落,只會認為PM不專業沒素養。
若是很麻吉的客戶,都知道公司可能的底線在哪,此時能幫助協商的談判會是PM本人的情緒。
客戶和PM默契好也認同PM能力,此時PM就是最佳籌碼。
可以情緒勒索客戶:這樣我沒辦法交代,很難做事,這個壓力無法承受。
透露出疑似PM因為專案問題會受委屈的訊號,有常識的客戶會適可而止,因為一件事失去難能可貴的PM,對專案衝擊會更大,畢竟專案大小事的命脈都掌握在PM手中。
不過這招要小心使用,太常用客戶會麻木覺得PM是狼來了的孩子,可能就會無視PM了。
只要適度有節制,PM適當發脾氣吵架都OK,曾經有非契約範疇的爛攤子我真的無法忍受,似笑非笑說「我能做的都盡力了,還是更換一位更有能力的PM會對專案有幫助呢?」結果客戶表情轉換超快,開始退步跟慰留。