這是我朋友說他當 PM 時常常發生的事……
誒好吧我先承認，我就是我朋友

當工程師說完需求後，設計師好不容易在白板上手繪了流程，這時，行銷又插話加了幾個條件，結果大家越講越亂，此時身為 PM 的你看看手錶，發現得要去趕開下個會，於是，你只能模模鼻子說會後再討論？

上篇所分享的使用 ChatGPT 搭配 Mermaid 生成圖解，解決了 PM「畫圖比改需求還累」的問題。但當你真的把 Mermaid 帶進會議現場，新的痛點就又浮現了：大家在討論時，為了邊修改流程，你得現場即時先整理需求 → 丟給 ChatGPT 轉成 Mermaid 語法 → 貼進 live editor 渲染 → 匯出圖片 → 投影出來。等大家看到新圖時，會議的節奏早就斷了。

所以今天要聊的是：同樣都是 AI 理解脈絡後產出圖解，但不同情境需要不同工具。

先直接說破結論：文件維護靠 Mermaid，會議現場則需要另一套解法— Whimiscal diagram (以下簡稱 Whimsical GPT)

為什麼就算有了 Mermaid，在會議現場仍然水土不服

Mermaid 最大的價值其實是「文件沉澱」，作為一套「文字式」的繪圖語法，它天生適合被放進 Notion 或 Confluence 這類能自動渲染的文件系統裡。

優點很明顯：

• 適合長期維護，語法本身可被版本控管 (沒錯，RD 最愛的，可以 diff 的好東西)
• 更新需求時，只要修改幾行字，就能立刻重新渲染出更新的圖
• 在 Notion、Confluence 等工具裡可以即時渲染，不必再截圖或手動貼圖
• 文件與圖表能保持同步，減少版本錯亂

但它的限制也很致命：

• 修改流程不直覺，必須經過「需求 → ChatGPT 轉語法 → editor 渲染 → 匯出 → 投影」這樣的多重步驟
• 會議討論現場，這種流程會打斷節奏，不適合快速討論溝通共創
• 缺少拖拉編輯的彈性，對非技術人員不友善 (咳咳…別在說基本程式語法是通識課了)

換句話說，Mermaid 很適合在會議結束後，作為「冷卻沉澱」文件的工具；但在需要高度互動、即時討論與快速 align 的會議進行中，則顯得笨拙。

孔明曰：略拙、略拙

Whimsical GPTs：會議現場的圖解懦夫救星

Whimsical 本身是一套專注於流程圖、心智圖等圖解的線上協作工具，許多團隊用它來取代實體白板。它的最大優勢是直覺拖拉、多人協作，適合在腦暴或工作坊中使用。

而 Whimsical GPTs，則是把這套工具帶進 ChatGPT 的環境裡。你只需要用自然語言描述需求，Whimsical GPTs 就能生成圖解，並直接放到 Whimsical 的畫板中。

施主，講中文好嗎，什麼意斯？

總結來說，這樣可帶來以下好處：

• 你不用會寫任何語法，只要能講清楚需求 (但是…如果連表達都講不清楚，那就算是 God GPTs ，也救不了我們了)
• 生成的圖可以再度進入 Whimsical 畫板，讓你即時拖拉、調整節點
• Whimsical 本身支援多人協作，因此天然適合會議和腦暴的即時互動場景

它不是要取代 Mermaid，而是補足 Mermaid 的弱項。

實戰：如何在討論現場中，如有神助

用以下要介紹的這個流程作法，Whimsical GPTs 便能夠自然融入會議的討論節奏。

假設在一個典型的產品會議場景中，大家你一句我一句彼此打斷討論：

• 工程師：「驗證成功之後，要建立使用者帳號並分配會員等級」
• 設計師：「首次登入我覺得得要跳出導覽教學，UX 才會好」
• 行銷：「等等，還有更重要的事！新會員還要自動發送一張優惠券讓他們有消費衝動」
• 客服：「你們有想到驗證失敗的情境怎麼辦嗎？應該要能重新寄送驗證信，不然會一直卡住」

這時候 PM 就能快速口語總結：「目前綜合大家的流程是：使用者註冊 → 系統寄送驗證信 → 使用者填驗證碼，驗證成功 → 建立帳號（含會員等級） → 如果是首次登入，則跳出導覽教學 → 並同時發送新手優惠券 。另外，如果使用者填驗證碼時失敗，提供重新寄送驗證信選項。」

接著，把這段你的口語文字搭配這個 prompt，丟給 Whimsical GPTs：

請執行以下：
Step1. 慢下來思考，梳理清楚我用口語訴說的流程
Step2. 脈絡清楚後，畫出圖解

##口語訴說流程##
使用者註冊 → 系統寄送驗證信 → 使用者填驗證碼，驗證成功 → 建立帳號（含會員等級） 
→ 如果是首次登入，則跳出導覽教學 → 並同時發送新手優惠券 

另外，如果使用者填驗證碼時失敗，提供重新寄送驗證信選項。

它就會立刻產生根據剛剛你「口述」的這張流程圖。PM 再把這張圖投影出來，讓大家看著圖繼續討論。

如果需要，甚至點一下就可在 Whimsical 畫板上做編輯，直接手動調整。

此時，圖解的威力就展現出來了：

• 成功流程線與失敗流程線清楚區分，連獨眼龍都能一眼看懂
• 漏掉的邏輯缺口，由於視覺化的原故，大家很快就能發現，例如「驗證信連續失敗三次要不要鎖帳號？」或「優惠券必須等驗證完成後才發送，否則可能被濫用」
• 整個討論的過程，能邊視覺化、邊補強，效率遠勝過只有文字，大家腦中想的圖都不一樣，吵來吵去炒青菜

如此一來，會議就不再停留在只會各說各話，而是透過大家一起「看到」現階段的「圖解」而逐步產生共識，並且隨時能一句話重新生圖，即時更新。

二種圖解流，不同使用時機

要更清楚理解兩者的差異，直接比較最實際

Mermaid 的典型使用：

• ChatGPT 產出 Mermaid 語法 → 貼進 editor 渲染 → 匯出 → 投影
• 或者，把 Mermaid 語法直接嵌進 Notion、Confluence，文件就能即時渲染成圖
• 後續要改流程，只需調整幾行 Code，圖就會同步刷新，非常適合文件長期維護

Whimsical GPTs 的典型使用：

• 會議現場，PM 總結討論內容 → 丟給 GPTs → 馬上生成圖 → 投影 → 大家現場拖拉調整
• 成果立刻視覺化，會議不中斷

這就是差別：Mermaid 強在「文件中的長期維護」的圖解，Whimsical 強在「討論現場的即時圖解」。

PM 的圖解雙刀流

既然兩者各有強項，最好的方式不是擇一，而是搭配使用。

新的工作流：會議現場即時對齊 + 會後冷卻沉澱

• 會議現場：用 Whimsical GPTs 當「速寫工具」，把零散的討論即時收斂成圖解，讓大家快速對齊
• 會議之後：再用 Mermaid 把成果「沉澱」下來，放進 Notion 或 Confluence，確保有版本控管，能長期維護

這樣的分工，就能夠同時解決兩個老問題：

1. 避免會議失速，討論效率低落
2. 避免會議屍速，會後沒有人維護

對 PM 來說，這是一個更符合實務的新工作流。你不再需要在「圖解品質」與「討論節奏」之間二選一，而是讓每個工具在最適合的場景發揮價值。

小孩才做選擇，我全都要 (手旋轉~)

總結

在這個工作流中，Mermaid 解決的是「怎麼好維護圖解」，Whimsical GPTs 解決的是「怎麼好幫助討論」。

兩者搭配，圖解力才真正成為 PM 的第二語言：既能會議現場即時共識，也能文件裡長期沉澱。不用再忍受會議討論一團亂，吵成一團的老問題。

下次開會前，記得準備好這套雙刀流，當討論開始發散時，你就是那個能快速收斂、讓大家「啊！終於看懂了！」的人。