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DAY 15
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AI 自動化

醫院裡的 AI 品管員:30 天,把品質管理交給 AI 試試看系列 第 15

Day 15|你切的不是步驟,是交接 | You're Not Slicing Steps. You're Slicing Handoffs.

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第一個小時,沒有人談風險

一場工作坊,會議室裡有護理師、藥師、單位主管,還有我們品管室的人。螢幕上的共用表格有一整排欄位等著填,各專業要把自己熟悉的環節補進去。

第一個小時,沒有人填到任何一格。

因為卡在最前面那一步:這條流程到底有幾個步驟?

有人上台畫了五個框,很標準的教科書版本。護理師看了看說,第三個框裡面至少有七件事,而且不是同一個人做的。藥師說,第二個框跟第三個框中間還漏了一次交接——藥從藥局出去到病人身邊,中間會經過誰、在哪裡放過、放多久,那段完全不在圖上。

白板擦掉重畫,三次。

那時候我心裡有點急,覺得一個小時就這樣沒了。後來我改變想法了:那個小時不是浪費,它是這場工作坊裡唯一一件不能外包的事。

往前推,而不是往回追

先把名詞交代掉。

HFMEA 是醫療照護失效模式與效應分析,一句話講完它在做的事:在事情出錯之前,把流程攤開,逐步問「這一步可能怎麼壞、壞了會怎樣、多常壞」。

它跟昨天那篇的方向剛好相反。根因分析是事後往回追,HFMEA 是事前往前推。它接近 pre-mortem,也接近威脅建模——在系統上線之前,逐個元件問「這裡會怎麼被打爛」。

今天只談第一步:把流程攤開。

因為在實務上,這第一步就是最難的一步,而且它難的地方不是資訊不足,是沒有人告訴你要切多細

以下是一段簡化過的給藥流程,純粹為了說明用,不對應任何實際院內流程:

  1. 醫師開立醫囑
  2. 藥師調劑(照醫囑把藥配出來)
  3. 藥品送到單位
  4. 護理師給藥
  5. 完成紀錄

五步。看起來很完整,任何人都會點頭。

問題是——這五步之間,有幾次交接?

顆粒度是一個先驗,而且是人給的

「切多細」這件事你不陌生。一個 service 該多大、一個 span 該多細、模組邊界劃在哪、一個 log event 記到什麼層級。

你也知道切錯的兩種代價:

  • 切太粗:問題被藏在一個大黑盒裡,出事的時候你只知道「那一塊壞了」
  • 切太細:資料量爆掉,沒有人看得完,最後大家把它關掉不看

HFMEA 完全一樣。而且第二種錯更常見,也更致命——條目一多,工作坊開不完,第三個小時之後所有人開始亂填分數,整份表的評分品質瞬間歸零。

顆粒度過細不是浪費時間,是會摧毀評分品質。 你拿到的不是一份更精細的分析,是一份更精細的亂數。

那要怎麼決定?這正是那種「靠資深的人一看就知道」的判斷。我試著把它拆開,結果它比想像中更拆得開——四條規則。

到這裡為止還是一堂品管課,所以我把它壓成一張表,接下來才是我真正想寫的。

規則 判準
一、角色一換就切 一個步驟只能有一個負責角色。角色換了還沒切,等於把一次交接藏進步驟內部——藏起來的交接不會被分析到
二、一步只有一族壞法 要為這一步寫三種完全不同的失效方式(弄錯對象、時間延誤、資訊遺漏),就是太粗,該拆
三、切到有介面為止 兩步之間必須存在一次真實的交接:一次系統寫入、一次口頭交班、一次電子任務轉派、一次等待。沒有交接的地方切開,只是在製造條目
四、停在還能被介入的層級 切到「伸手拿起藥盒」這種動作級,就沒有任何一條對策掛得上去。Day 13 那把尺說過,有用的對策要改得動環境;切到再往下就無策可施的那一層,就停

第三條是四條裡最重要的,而且它給了這篇真正想講的那句話:

你在 HFMEA 裡切的不是步驟,是交接。錯誤不住在步驟裡,錯誤住在交接處。

這句話對 IT 讀者不需要翻譯。你的 incident 有幾成發生在單一函式內部?幾乎沒有。它們發生在服務之間、發生在部署的那一刻、發生在兩個團隊對同一個欄位有不同理解的地方、發生在重試與逾時的時間差裡。

用第三條規則重看那五步

回到那條給藥流程。不看步驟,只看交接:

交接 從誰到誰 介面型態
醫囑送出 → 藥局接收 醫師 → 藥師 系統
醫囑修改或停用 → 藥局是否知道 醫師 → 藥師 系統 + 時間差
調劑完成 → 送出藥局 藥師 → 運送 實體
藥品抵達單位 → 交給執行的人 運送 → 護理師 實體 + 人
換班時尚未完成的給藥 護理師 → 護理師 口頭
給藥完成 → 系統紀錄 護理師 → 系統 系統 + 時間差

(示意)

原本的五個步驟,變成六個交接。

而其中兩個——醫囑修改的時間差換班時未完成的給藥——在五步版本裡根本不存在。它們不是步驟,它們是步驟之間的縫。

前一個是快照問題:藥師手上那份,是醫囑送出當下的樣子;醫師後來改的是原件。兩邊什麼時候重新對齊,流程圖上沒有任何一個框負責。

沒有人會在流程圖上畫一個框叫「換班」。但如果你問任何一個做過臨床的人,事情最容易出狀況的時刻是什麼時候,換班一定在前三名。

縫,才是事故住的地方。 而顆粒度切得對不對,決定的就是這些縫會不會出現在表上。

同一條流程兩張圖:五個步驟變成六個交接,而其中兩個在五步版本裡沒有位置

AI 拆流程,沒有中間檔位

那讓 AI 來拆呢?它讀過的流程圖比任何一個人都多。

我試過,結果很一致,而且方向可以預測。

不給約束,它給你教科書版本。 五步,跟白板上第一次畫的那張幾乎一樣。原因不難猜:語料裡的流程圖絕大多數是簡報等級的粗顆粒——那是用來給人看懂的圖,不是用來找弱點的圖。

加一句「請詳細拆解」,它崩到動作級。 三、四十個步驟,包含「核對床號」「拿起藥盒」「確認藥品名稱」。

沒有中間檔位。它的顆粒度是被措辭驅動的,不是被用途驅動的——它在回應「詳細」這兩個字,而不是在回應「我要找得到弱點」這個目的。你要的那一格是 log level 裡的 INFO,它給你的只有 ERROR 跟 TRACE。

而更麻煩的是第三件事,這件事我覺得是本篇最重要的一段:

它拆的是文件裡的流程,不是現場的流程。

現場真正存在的那些節點——等醫師回電、藥品不足去隔壁單位借、系統當機改走紙本、有人在忙所以請旁邊的人幫忙看一下——不會出現在任何一份 SOP 裡。既然沒有被寫進文件,也就不在任何語料裡。

AI 拆出來的是被寫下來的流程,而事故發生在沒被寫下來的流程裡。

這句話幾乎就是這整個系列的縮影。規則寫得下來的那一半,早就被畫進流程圖了,也早就被系統擋住了。剩下的那一半沒有進文件,所以模型看不到,所以它拆出來的流程永遠是乾淨的、順的、每一步都成功的那個版本。

所以先驗要由人給,而且要在 AI 動手之前給

這是這篇的設計決策,而它的重點在順序

我原本的做法很自然:讓 AI 先拆一版,人再修。否決了,而且理由不是它拆得不好。

理由是錨定

一旦那張五步的圖被投影在會議室的牆上,工作坊就再也回不去了。所有人開始在它的框架裡討論細節——這一步要不要再細一點、那一步的敘述要不要改。沒有人會站起來說「這五個框的切法根本不對」。

人修 AI 的產出,修的是內容,很少會修結構。而顆粒度是結構。

這件事在 code review 上一樣:面對一支已經寫完的 PR,你會挑命名、挑邊界條件,很少會說「這個拆法整個不對,重來」。愈完整的東西,愈難被推翻。

這帶出一條我在整個系列裡對人機分工最重要的判斷:

AI 可以先做的事,是那些「錯了還看得出來」的事。顆粒度錯了看不出來,因為錯的東西不會出現在表上——它只是不在。

一條被漏掉的失效模式不會發出任何聲音。它不像一個錯誤的答案會讓你皺眉,它就只是不存在。這種錯誤沒有辦法靠事後審閱抓到,只能靠一開始就不要讓它發生

所以順序反過來:

  1. 人先切邊界。 產出兩張清單——角色清單、交接點清單。用上面那四條規則,由第一線的人吵出來。那個吵的一小時不能省,因為吵的內容正好就是文件裡沒有的東西
  2. AI 再進場。每一個交接點內部展開失效模式:這個交接可能怎麼失敗、資訊可能怎麼掉、時間差可能造成什麼

這一步 AI 的廣度是真的有價值:同一個交接點可以怎麼失敗,它鋪得比人快,也鋪得比人齊。

人切邊界,AI 填內容。 一句話講完。

順帶得到的東西:它變成可以重跑的了

流程一旦被固定成「角色 × 交接點」這種結構,有些原本做不到的事就順手了。

HFMEA 在實務上最大的問題,從來不是分析做得不夠好,是做完就放進抽屜。流程一改版,整份表就過期了,而沒有任何人有力氣重開一次為期三天的工作坊。所以多數 HFMEA 的生命週期,是評鑑前做一次,評鑑後歸檔。

但如果流程是結構化的,改版就可以 diff:這次動到的是哪兩個交接點?那就只有掛在那兩個節點上的失效模式需要重審,其他的沿用並標註「本次未重審」。重做的成本從「重開一次工作坊」降到「重跑兩個節點」。這一段我還沒實際跑過一輪改版,是我打算這樣做。

同一個結構也可以套到別的流程去——角色換掉、交接點換掉,但「在每個交接點內部展開失效模式」這件事的做法完全一樣。

把 HFMEA 從一份文件變成一個可以重跑的東西,這件事比讓 AI 多想出十條失效模式有價值得多。

前者改變的是這套方法在制度裡的位置,後者只是省了一個下午。

明天談 HFMEA 少掉的那一欄。它不是被忘記的,是被有意拿掉的——而當我們試著把它放回來,會問出一個對做系統的人來說很不舒服的問題:你的系統,看得見自己出錯嗎?


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