開完會並不代表工作完成。

真正的價值來自於決議是否被執行、責任是否被指派，以及後續是否被追蹤。

前言

許多人都有類似經驗：

• 會議開了 2 小時
• 大家討論很多
• 散會後卻不知道誰要做什麼

問題通常不在會議內容，而在於缺乏有效的會議紀錄與追蹤機制。

AI 可以協助我們快速將討論內容轉換成可執行的行動計畫。

為什麼會議紀錄很重要

一份好的會議紀錄至少應包含：

• 會議目的
• 重點討論
• 決議事項
• 行動計畫
• 負責人
• 完成期限

如果缺少以上資訊，再成功的會議也可能淪為沒有結果的討論。

AI 核心觀念

不要只要求 AI：

請幫我摘要會議內容

應改成：

請幫我整理決議事項、待辦事項、負責人與完成期限

會比單純摘要更有價值。

案例一：從逐字稿建立正式會議紀錄

情境：

收到錄音轉文字內容，但超過數千字。

Prompt：

請根據以下逐字稿建立正式會議紀錄。

輸出：
1. 會議目的
2. 重點討論
3. 決議事項
4. 後續工作

價值：

讓雜亂內容快速變成正式文件。

案例二：萃取 Action Item

情境：

討論很多，但沒有人知道接下來要做什麼。

Prompt：

請從以下內容找出：

待辦事項
負責人
完成日期
風險

AI 可直接整理成追蹤表。

案例三：主管版會議摘要

主管通常不需要閱讀完整紀錄。

Prompt：

請整理成主管摘要。

控制在300字內。

包含：
重大事項
風險
需決策事項
建議

適合週會與管理會議使用。

案例四：專案會議追蹤

情境：

每週專案例會。

Prompt：

請根據會議內容建立追蹤表。

輸出：
項目
負責人
期限
狀態
下一步

可直接作為專案管理清單。

案例五：跨部門協作會議

情境：

多個部門共同參與。

Prompt：

請整理各部門分工。

輸出：
部門
工作內容
期限
依賴關係

避免責任模糊。

常見錯誤

❌ 只產生摘要

✅ 產生可執行事項

❌ 沒有負責人

✅ 明確指派責任

❌ 沒有期限

✅ 建立完成日期

❌ 只有紀錄

✅ 建立追蹤機制

Best Practice

建議會議紀錄固定格式：

1. 摘要
2. 決議事項
3. 行動計畫
4. 負責人
5. 完成期限
6. 風險
7. 後續追蹤

讓不同會議都能維持一致品質。

今日實作

找一份最近的會議紀錄。

請 AI：

1. 摘要內容
2. 萃取 Action Item
3. 建立追蹤表
4. 產生主管版摘要

比較與原始紀錄的差異。

今日練習題

練習一

建立會議摘要 Prompt。

練習二

建立 Action Item Prompt。

練習三

建立跨部門追蹤 Prompt。

萬用會議紀錄模板

請扮演專案經理。

整理以下會議內容。

輸出：
【會議摘要】
【決議事項】
【待辦事項】
【負責人】
【完成期限】
【風險】
【追蹤事項】
【主管摘要】

今日重點

✅ AI 可以快速產出正式會議紀錄

✅ AI 可以自動萃取 Action Item

✅ AI 可以建立追蹤表

✅ AI 可以產生主管摘要

✅ AI 可以降低遺漏與溝通成本

✅ 會議價值來自執行而非討論

明日預告

Day 22｜使用 AI 建立專案追蹤與工作管理

學習如何利用 AI 協助管理專案、追蹤任務與提升團隊執行力。