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DAY 15
23

專案人生─專案管理系列 第 15

專案人生─(15)專案管理五個流程之完結

俗話說:萬事起頭難,而在專案的世界中,結案更難。

通常時間是一大因素。
同樣的,我也將結案分類成「明確的結案」和「模糊的結案」

明確的結案
**客戶驗收:**這個是最基本但也是最困難的方式。在我的專案經驗裡,簽約前花的時間很長,簽約後啟動很快,系統分析很快,開發測試也很快,但是一到了「客戶驗收」,就是長期抗戰的開始,或許是自己專案沒有管理得很好,感覺上要讓客戶在驗收報告書上面簽下他的名字,就像要了他的樂透頭彩彩券一樣。有些時侯,走到大家都累了,就各退一步,我也不要求客戶簽名,客戶也口頭承諾「算驗收,案子結一結」。
**收到尾款:**雖然這是個很明確的結案檢核方式,但是有兩個吊詭的地方要注意:
一、收到尾款和「客戶驗收」和「事情做完了」並沒有必然的先後順序,甚至沒有表面上的關聯性;
二、不要天真的以為你的老板會以「收到尾款」做為結案時間點,以我的經驗,許多老板在簽完合約之後就認為已經結案了,簽約後續的執行都應該在一眼瞬間完成。
**召開結案會議:**跟Kick-off會議一樣,這也是我個人最偏好的結案點,一來可以找大家一起坐下來,做做專案檢討,好一點的還能講講專案裡的酸甜苦辣,在可樂和比薩的幫助下,大家可以鬆口氣,放鬆一下,然後離開會議室,繼續另外的專案。然而,比起Kick-off會議,結案會議更不受到重視,召開的機會似乎少之又少,我開過不少Kick-off會議,但是我連「結案會議」的英文要怎麼翻都不知道,如果你知道,請告訴我,謝謝。

模糊的結案
**時間久遠:**這是個很奇怪的情況,當上述所有「明確的結案」的條件都沒有成立時,有時就會落入這種「模糊的結案」的情境。譬如說:老板找我去,「聽說最近Web2.0很熱門,去研究一下」,於是我就找幾個人(其實只有一個人)去上網看看,下載一些程式庫,寫個demo系統,對公司內部人員做了個展示研討會,然後就等待老板下一步指示,久而久之,老板也不再提起這件事,那這件事就算自動結案了。

關於結案,我有一個良心建議,就是:如果有驗收項目,一定要簡單明瞭
例如:千萬不要寫「1.系統規格文件」(「系統規格」是泛用字眼,可以是乙份文件也可以是幾十份文件),要明確地寫「1.系統需求規格書」「2.系統分析規格書」「3.系統設計規格書」。

更重要的是,寫了幾個名稱就要有幾份名稱「完全」相同的文件,這是年輕一代比較容易犯的錯誤,我不只糾正過一次,請專案成員修改文件名稱,由「系統須求規格書」改成「系統需求規格書」;由「專案系統分析規格書」改為「系統分析規格書」,重點不在於「名稱」,重點在於「交付事項要與當初合約所記載的交付事項一模一樣」,一模一樣一字不差不是過份的要求,也不是龜毛,而是讓甲乙雙方安全回壘,事後也較無爭議的一種做法。

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系列文
專案人生─專案管理30
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davistai
iT邦大師 1 級 ‧ 2008-09-16 09:57:30

唔,這也是個有寫專欄實力的高手哩^^
加油啊^^

感謝加油 ^^

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jerry640
iT邦新手 1 級 ‧ 2008-10-01 22:59:10

I like Bob,push!

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swift
iT邦新手 2 級 ‧ 2010-06-04 10:24:49

結案會議 = Project Closure Meeting?

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