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DAY 18
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專案人生─專案管理系列 第 18

專案人生─(18)專案管理的九個領域之範疇-變更

許多人喜歡把「計劃趕不上變化」掛在嘴邊,在專案的領域中,這句話同樣也成立。

這裡簡單地說明幾點有關範疇變更的個人想法:
一、變更原因

**客戶要求:**這應該算是排行榜第一名的原因了,相信有帶過專案的人,一定碰過這種情形。由於初期在定義範疇時,為了能順利成案趕快簽約開工所採取的大方向及大原則,到了實作細節時,許許多多原先沒講清楚的、沒考慮到的事項就會一一浮現。專案至此大概也由最早的蜜月期,進入折磨期,如何讓客戶滿意,又不會造成後勤部隊過大的負擔,考驗著專案經理的能力。
**客戶窗口變更:**這個碰到的機率比「客戶要求」要低一些,不過殺傷力可是不遑多讓,輕則整個專案重新簡報一遍;重則整個專案打掉重做,多了兩片,價格不變。或許你會認為,合約既已簽訂,一切照合約(工作說明書)走就好了,話是不錯,但是對甲方的承辦人員來說,要承接一個自己不知道前因後果來龍去脈的專案,心中實在不是很放心。因此,專案經理第一要務是先讓甲方人員了解專案狀況,讓甲方人員安心,千萬不可有「約都簽了你要怎樣?」的心態。萬一甲方人員一時不爽,翻臉不認賬,整個專案就掛掉,或是被從頭刁到尾,也不是不可能。
**重大瓶頸:**發生與原先規劃大異其趣的情形,例如:原先專案計劃要跟Yahoo奇摩策略聯盟,並進行各項行銷活動,但是執行時發現無法與Yahoo奇摩(預算及創意問題)合作,此時只能另外尋找其他網站進行配合。

二、最大的困難在於「變更」的定義

專案執行到後期,常常會出現甲乙雙方各說各話的情形,簡單說,通常乙方認為是「變更」的項目,甲方都認為是「本來就該做的」,譬如:最簡單的「客戶基本資料維護作業」,沒什麼了不起,就是「增、刪、查、改」四個功能,當你展示給客戶看時,客戶一下子要「多筆顯示、單筆維護,各欄位要能排序」,一下子要加「列印」功能,一下子要轉成Excel,一下子又要轉成PDF,沒完沒了。到底是變更還是本來該做的,由誰來鑑定?

三、最主要的原因在於「時間」太長
這是我的良心建議,古人早就告訴我們:夜長夢多,時間拖太長有什麼壞處呢?

  1. 客戶窗口可能換人,看法會與原承辦人不同
  2. 商業環境變遷,原先規劃變得不合時宜
  3. 甲乙方都忘了原來要做什麼,越做越偏

**四、面對範疇變更的方式

增加時間及增加預算:**
雖然書上都這麼寫,但是我覺得是唱高調,兩者在現實生活中幾乎都不是專案經理的可用選項。

拒絕或接受:
拒絕會得罪客戶,接受又得罪自己家裡人,此時就是考驗專案經理能力的時侯。如何推拖拉,又不會讓客戶覺得你沒誠意,這就是專案經理的價值所在了。

取得平衡點:
有的客戶還算講理,可以用Trade-off的方式處理;有的客戶根本不理會你在講什麼,反正他提出來你就是做出來給他就對了,否則就別想結案,最常見的例子就是甲方的MIS人員拿「使用者要求」當理由,想推都推不掉。

合約僅供參考:
我們家小朋友常常會搬合約出來壓我,說客戶不應該改變需求,我說:這我當然懂,問題是出來江湖行走,講的是和氣生財,公司不可能因為客戶無理的要求,而搬出合約去質疑客戶,更別說對簿公堂了,真要打官司的話,消息一傳出去:「什麼?案子給安太爪哇公司做還會被他告哦?」公司就差不多可以收起來了。所以說,合約僅供參考,或者說,不到世界末日,不要拿出來做為談判用途。

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系列文
專案人生─專案管理30
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魯大
iT邦高手 1 級 ‧ 2008-09-19 23:38:49

剛開始的時候,若是範疇有所變更那還好
只要變更的不大,應該都還可以接受
若是進行到了一半,才要做變更
那就慘了...

0
海綿寶寶
iT邦大神 1 級 ‧ 2008-09-20 00:11:35

是的沒錯

但是常常事與願違,天不從人願呀...

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jerry640
iT邦新手 1 級 ‧ 2008-10-01 22:58:23

I like Bob,push!

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