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DAY 19
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專案人生─專案管理系列 第 19

專案人生─(19)專案管理的九個領域之時程-預估

時程是專案管理中很重要的一環,也是每個專案成員一定會碰到的項目。

關於時程的預估,以下是我的個人看法
如何排定時程
大致上的順序是

  1. 先列出想得到的所有工作事項:可以自己想或者找專業人員一起想
  2. 定義各項工作的先後次序關聯性:可以自己想或者找專業人員一起想
  3. 定義各項工作的預計開始時間/預計完成時間:原則上以天為最小單位
  4. 將里程碑(milestone)做較明顯註記:跟老板報告時可以拿里程碑報告就可以了
  5. 考量各項因素,並調整時程:因素包括人力、設備、老板指示…等等

什麼樣的時程是好時程?
答案好像很簡單:「只要能在時程之前完成的就是好時程」,但其實不然,預估時程依個性與經驗不同而有不同,就我的看法,準確的時程才是最好的時程。譬如說:一個實際上花了六個月完成的案子,不外三種情形,第一種是預估時程少於六個月,就是完成專案超出原先預期的時間,這種時程就遜掉了,但其實這卻是最常見的情形;第二種是預估時程大於六個月,大家早早做完收工放飯,這種情形比第一種少,比第一種好一點;第三種就是剛好花了六個月(或者說誤差值小於5%)的時間,這才是我心目中最好的時程,但這麼厲害的專案經理我實在沒緣見到幾位。

時程,你是我胸口永遠的痛
前面提到「如何排定時程」,只是理想狀況,現實世界裡步驟1到4都很容易,難的是步驟5,因為步驟5可能會全盤打翻前面排的結果。我小時侯曾經很精實的照著書上一步一步去做,排出了自己滿意的時程,結果還不到老板那關,光在Sales那裡就被打了回票,因為「完成日期比合約晚了半年」,於是只好東邊改改西邊刪刪,調整出Sales滿意的時程。針對「時程由專案經理排,但是許多的關鍵,卻不是專案經理所能掌控的」這種現象,我替排定時程這件事,寫了一個公式如下:
時程=WBS(Top down) + Bottom up + 妥協

一看就是騙人的時程
或者應該說,是無效的時程。什麼是無效的時程呢?就是常見的星期五、月底、季底、年底、以及10號、20號、30號,一般會排定這種時程,通常是對「無法確定完成時間,所以抓個大概」的工作事項所定出來的。除非甲乙雙方有共識,「這個專案預計Q4完成」,否則建議不要寫上述的時程,看起來很不專業。

技術人喜歡問的不該問的問題
老板交待事情時,有些技術人習慣問「什麼時侯要?」,問這句話要看情形,我的老板曾告訴我,「每次你問我這個問題,我都只想告訴你一個答案:明天」。

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系列文
專案人生─專案管理30
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doz
iT邦好手 8 級 ‧ 2008-09-20 22:50:29

「什麼時候要?」這大概是IT人最無奈的一個問題

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jerry640
iT邦新手 1 級 ‧ 2008-10-01 22:58:06

I like Bob,push!

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frankmclin
iT邦研究生 4 級 ‧ 2008-12-09 08:55:00

根據統計,能夠如質、如期、如預算完成的專案100個裡不到20個
技術人員追求技術的完美往往疏忽時間的控管。身為PM,每次交待事情時,有些技術人習慣問「什麼時侯要?」,我的回答是,「每次你問我這個問題,我都只想告訴你一個答案:昨天」。

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