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DAY 18
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PMP的敏捷之路系列 第 18

PMP的敏捷之路-溝通管理

溝通是人與人之間最大的問題。

[PMBOK Guide 4th,244]

敏捷宣言已開宗明義表明「個人與互動重於流程與工具」、「與客戶合作重於合約協商」。即在敏捷開發當中,面對面的交流與溝通是重於任何紙本文件或管理工具的。

根據PMBOK的定義,溝通管理共有以下5個流程

  1. 辨識利害關係者 (Identify Stakeholders)
  2. 規劃溝通 (Plan Communications)
  3. 發佈資訊 (Disttribute Information)
  4. 管理利害關係者期望 (Manage Stakeholder Expectations)
  5. 報告績效 (Report Performance)

辨識利害關係者

http://www.implementingscrum.com/2006/09/11/the-classic-story-of-the-pig-and-chicken/

Scrum當中把利害關係者成為了兩類-雞組跟豬組。豬組是在開發過程當中實際上做事的人,也就是PO;SM及Team。而除了豬組外,其他負責只出一張嘴就好但又不能把他們的意見當笑話聽聽就好的角色,通通都屬於雞組的成員。

規劃溝通
在Scrum的流程架構裡,溝通是其關鍵的基礎,不論是Sprint planning meeting、Review meeting讓利害關係者與團隊的垂直討論溝通,或是Daily standup meeting、Retrospective meeting團隊間的水平溝通,皆是為了營造一個能讓所有的人都可以開放透明地取得所需資訊的良好溝通環境。

發佈資訊
除了Scrum流程當中的會議能夠即時傳達資訊之外,Scrum亦建議將Task board和Burndown Chart這類工作進度資訊公開在一個大白版上,不僅便於團隊能一起看著白版討論工作,也能讓原本沒事就來關心團隊進度,實則拖延浪費寶貴時間的舉動能夠滅至最低。

管理利害關係者期望
與其管理利害關係者,不如教育他們讓他們參與團隊,因此Scrum裡才會有PO這類似客戶代表的角色存在。不過雖然我們讓利害關係者深入,但仍要有一套溝通規則好讓事情不會變成大家七嘴八舌,不知該聽誰的才好的狀況。因此在雞組的人在大多數的時間是沒有發言權的,他們需要透過PO,由單一窗口來整合各方意見。好讓沒有方向的多頭馬車變成有單一目標,全速前進的敏捷團隊。

報告績效
在每個Sprint結束之前,都會有個Review meeting來向利害關係者說明本次Sprint的成果,藉由將已交付的特色做為績效評量基準,能輕鬆的報告及追蹤進度。


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