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2021 iThome 鐵人賽

DAY 12
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自我挑戰組

不會講幹話的工程師大冒險系列 第 12

會議結束是溝通的延續

一個會議的結束,依結論要做出的行動,或是待辦事項沒有人執行。這個會議結束,並沒有實質意義。

通常結論有可能是為了下一個會議的開始。

需求前期討論先釐清商務面或需求單位想要達成的目標,雙方各自釐清彼此的需求、底線、時程等等。紀錄彼此共識的內容,接著下一次開會就會進行雙方的規格交付,以及落入各自單位去做開發。如果沒有人去接下去做,讓狀態停滯在需求前期,那整個需求其實沒有任何變化,事情也沒有繼續向前邁進。

若參與像這種前期有很多需求討論的會議,而會議中沒有人提及下一次是什麼時候再討論,需求就不會有任何變化了,遇到這種情況,那就舉手提問問下一次什麼時候討論。明確的日期時間,代表大家手上的東西在那天會議都要需要進度跟大家分享。

進度就是大家帶著自己要做的事情回去,以我現在待的團隊來說在會議中並不會特別說明哪一個職能角色要把 TODO 帶回去,而是會議提及跟自己相關的內容之後或是有些人會建議哪個角色或是誰可以幫忙,之後要再做確認再下一次會議跟大家同步。

那我們是怎麼達成大家自動自發呢?一開始也是大家也沒在注意會議結束之後要做什麼,逐漸發現開完一次會跟下一次開的會,要討論的事情是會有重疊,因為本來要帶到下一次會議的結論,落在下一次開會的時間做討論,反而會讓這個會議的主題偏離。所以在 Retro 當中,我們也是來回去檢視怎麼樣可以讓團隊運作更好。

每個人碰到開會的問題各式各樣,這邊經驗也給大家做參考 。如何提高會議效率,不妨去詢問自己的同事們,你觀察到的現象,說不定其他人也有同樣的想法,只是沒有人想到,或是已經隨波逐流習慣了。

不要擔心自己成為異己,大家如果可以提高效率,相信大家都很樂去做改變的。最後跟大家推薦《別再開會開到死》,作者以一間公司的遇到會議低效的故事貫穿整本書的內容,雖然只是虛構的故事,但也許裡面有些角度剛好可以解決你的狀況。


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不會講幹話的工程師大冒險36

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