雖然在Day 9 聊了一些團隊中的提問文化，我大原則仍希望我的團隊內大家是開放的風氣，什麼都可以問，而看資深同仁到底怎麼引導年輕夥伴。但是大多數的情況，我們可能要對外去詢問問題。這邊，還是有非常多的眉角要處理。
網路上有不少說法，嘴甜一點哥哥姊姊多喊一下，裝可愛一下等等，雖然覺得有點過於表面，但是其實還是可以使用的方法。
不過，要怎麼做到不卑不亢，給人留下平穩的好印象，我覺得還是有一些技巧。這邊以自身的例子跟大家分享一些視角。
往下我就不多說了，基本的對話就是這樣一來一往，這不管在當面還是在通訊軟體上都會看到這樣的對話情景。但如果變這樣，是不是會讓人覺得比較省力？
同仁：「您好，想要找你討論ＯＯＸＸ這件事，請問你什麼時候有空？我看你例常時間，禮拜三下午有空擋，不知道這個時段可以嗎？」
我：「好。」或者 我：「那個時間我剛好排了會議，我跟你改約禮拜四早上可以嗎？」
這種情況在通訊軟體上差別更大，因為大家看到訊息回覆時間不一定，所以可能隔一小時才會看到，就算看到立刻回覆了，換你也在忙別的事情，一句話一個小時，等約到了時候是不是就下班了？能改成這樣的提問方式，讓人一句話就可以抓到重點，並且馬上給予回饋，也會讓整個對話乾淨利落。
這麼缺德的事情我想只要在職場上都是大家最不想碰到的。不過，有時候上面的行動派老闆就是這樣想到什麼就要趕緊發案出來，遇到這個情況最好的方法大概是這樣傳遞了：
我：「那個，抱歉剛剛收到個消息，老闆那邊希望ＯＯＸＸＸ...，我知道已經要放假了，我們先看一下可以怎麼處理，我同步打探看看有沒有時間限制....」
裡面有沒有看到幾個關鍵字，「抱歉」，表達一個同理心，「老闆」，表示這個指令是上面來的你跟我吵沒有用，「先看一下」，表示請大家趕緊往下進行，「同步打探」，表示我也還是會負責任幫大家看看能不能有轉圜餘地。
很多對話過程中，有時候會浮現：「這不是你的責任範圍嗎，怎麼會告訴我你不知道？」所以對外在回應問題時，千萬要想清楚人家問的問題跟自己部門負責範圍的關聯，這其實也是在考驗自己對於問題的掌握度。如果是自己團隊該負責的範圍，就趕緊告知對方，我們會儘速處理。可是當碰到是對方的責任範圍，但對方不認為，或者是兩個單位工作範圍灰色地帶，該怎麼辦？
通常，在這個地方我會告訴對方，我們先釐清狀況，把狀況各自為報主管，由主管層面溝通後再看怎麼辦。千萬不可大頭症指著人家罵，或者擅自決定。對主管來說，面對模糊的事情是職責內的事情，但是如果釐清過程還要背負著跟人家部門之間的情緒問題，這樣反而會把事情弄得更複雜。
有沒有一種很憋屈的情況，明明不是自己或者團隊的過失，結果主管在會議上罵得狗血淋頭，即便試圖想要解釋，才講沒兩句主管又罵得更兇。
這種憋屈的情況，很無奈。在當下只能捏著，等主管罵完，然後很堅定地告訴主管，會再了解狀況與檢討。然後再看會議後私底下的情況，再單獨與主管釐清了解狀況。因為有一種情況，確實是主管罵錯單位了，可是主管也有面子問題，你當眾糾正，這實在太找死了。而其實也有另外一種狀況，他其實知道是另外一個團隊造成的，但是他有他的考量，需要找一個單位指桑罵槐，這個情況私底下去詢問的時候就會聽到主管的用意了。這個情況，恭喜你，主管真把你當自己人了。
當然，第三種情況，就是主管沒罵錯，的確有自己不知道的狀況發生，這種狀況就只能鼻子摸摸真切檢討了。
「誒，你這邊的東西是錯的，你到底有沒有檢查」
每次在通訊軟體公窗看到這樣的對話，都會捏一把冷汗。其實都能理解資料上游出現錯誤，影響到自己工作的不開心，但如果把這種不開心的情緒直接往外拋，就很容易引發衝突。你知道根據英國研究，大部分的衝突都不是來自於爭論對錯，而是吵心情問題的嗎？（英國研究，參考率自己考慮嘿）
我自己通常處理這類的方式，會這樣表達「您好，您這邊提供的資料，這邊我覺得應該是ＯＯＯ但您給的資料卻是ＸＸＸ，跟我認知的邏輯不同，是不是能請您說明一下邏輯，我也能更新我的記憶.....」。我就算100%能確定自己是對的，但是總是有可能剛好在這個專案中有調整某些邏輯自己沒跟上，先把事情弄清楚，以免衝突的回力鏢轉回來打到自己啊！
其實，職場上說話的藝術終究歸於「同理心」這個概念。只是這個同理，同時間要考量的事情除了事直接的對話對象外，還要考慮自己的主管團隊以及對方的主管團隊，剛開始討論事情時，盡可能把背景描述清楚，如果是中途插入討論的，把自己知道的背景簡述清楚，先對齊大家頻率，以防止鬧出牛頭對上馬嘴的笑話。
「一句話表達得合宜，就像金蘋果放在銀盤中。」 (聖經箴言25:11)
iThome鐵人賽
看影片追技術