Check-in

Check-in讓成員有不同面向了解彼此的機會

文化的塑造與累積是每一天都在進行的，在我們公司有個特殊的文化促成團隊的持續對話：Check-in & Check-out。在一場會議(通常是1個小時以上)之中，通常我們不會急著進入會議主題，我們會先有一個check-in的環節，每一位成員都會拿著話題check-in，這個話題一般不會限制主題，可以和工作有關，也可以和自己的生活有關，是最近的工作成就感、一則新聞、一部電影、一本讀物，每個人約有1分鐘的時間可以表達，大家也可以循著彼此的議題快速交流，透過這樣的環節，成員之間可以有比平常更多的面向可以了解彼此。在我們遠距工作的時候，Check-in也是每天早上會有的環節，只是從口述變成文字。另外，當會議時間到，還需要等待人員到齊的時候，Check-in也是一個很方便讓我們不會空等的工具。不過，說實話，要host或促成這件事情是有一點彆扭的，一來，若是採開放式主題，大家容易想不到主題，反而導致氣氛很乾，有時也會內容過於個人相關或是太冷門，也會不知道如何反應；二來，若是採主題式，頻率太高的情況下，我很容易就江郎才盡，反而花了過多的心思在想主題，也不容易讓團隊發生共鳴。我還沒有找到一個很好的實作方式，目前觀察到：重點會議、會議頻率不高、跟工作相關的Check-in會是一個比較好的切入點。這裡也有個我部門主管的經驗，我們部門的成員偏向比較被動發言的團隊，我的部門主管也觀察到，在難得一次的會議中，即便等待成員到齊的過程中，成員之間少有交流，多半繼續埋首在自己電腦螢幕中處理工作，因此，在下一次會議，他花心思設計了小組活動的Check-in橋段，讓小組內每個人分享近期驕傲或印象深刻的事情，並每組擇一分享，當天鬧哄哄的熱度，也影響後面會議，比平常多了更多人提問，可見Check-in對於串連成員是有助益的。

Check-out

Check-out 確認成員之間對於會議內容都有相同的瞭解

相較於Check-in，Check-out是一個比較好養成的習慣，我會分成團隊Check-out、求知Check-out和推動Check-out，因應著不同類型的Check-out，要克服的關卡也不同。會說Check-out會比Check-in好養成的原因，是因為Check-out的目的比較明確，都是針對我們共同經歷過的事進行觀點與資訊分享。每一場會議，都有會議目的與產出，產出的不外乎就是共識與接續執行工作，我們或許在會議裡面，表達都已經足夠清楚了，但事實上是，每個人聽到的，極有可能都不一樣！這時候，我們就會進行團隊Check-out，請每位成員對於會議內容做總結，如果發現內容有偏誤，就是一個好時機進行校正與重申，團隊Check-out執行門檻低，只要養成習慣就可以落實在每場會議之中，唯一要注意的是，成員發言順序的安排：做為推動角色、主管或是意見領袖，通常會往後擺，避免遮蔽部分成員的表達，越是沒意見的人，會往前擺，但要注意，太常讓沒意見成員，落入啞口無言的窘境，也會打擊他，所以偶爾也需要調整一下，讓他有發言的安全感。再來是求知Check-out，要突破的就是自我自尊心，要準備的是觀察收斂的內容，且必須在意Check-out的時間和效益，求知Check-out是一個自我求進步的機會，會議是一個自我狀態驗收的好機會，每一場會議一定都有自我需要扮演的角色，整個會議過程自己的表現、自己的觀察，可以在會議後主動和主管進行一場求知的Check-out，表達自己的觀察和想法，在工作上，時間也是重要的資源，所以求知Check-out要好好準備，使其發會效益。最後就是推動Check-out，是我覺得最難的一種，顧名思義，通常推動Check-out就是有特定對象與特定議題的在多場會議的持續Check-out，因為多了這一層，所以就需要在Check-out之前十分明確要討論的內容，以避免討論的失焦，也會更在意整個Check-out持續發酵的效益，就像是另一場的會議準備，只是擁有的時間更短去收集Content和規劃Context。不論是哪一種Check-out，其重點都是為了確定雙方或多方之間的認知是一樣的，唯有討論和理解的立基點，執行效率才會提高。

Check-in和Check-out中，「聆聽」和「流動」是最重要的，多先聽對方怎麼說，是我們主持這個環節最想要達到的，因為要單純灌輸或強灌想法，大可不必如此花時間，這也是我仍在努力的地方，會想要成為推動者或管理者，要向成員表述通常不是什麼問題，但是能否理解成員在意的點，進而帶動成員，就會是一門學問了，而入口就是從「聽他怎麼說」開始。