專案管理黃金三角

專案管理的基本定義就是如期、如質、如預算，完成一個以前從來沒有達成過的目標。專案經理必須得在限定的時間、限定的預算、有限的範疇，達成特定的成效，這四項限制條件我們可以用以下公式來表達:

C=f(P,T,S)

• C為專案成本:通常就是指專案預算
• P為專案成效:通常就是指專案的允收條件
• T為專案時程:多數專案經理有花時間管理的部分，也就是deadline
• S為專案範疇:界定什麼要做什麼不要做

在數學理論上，我們只要知道變數是哪些，就能寫出精確的數學公式。然而在專案管理的世界中，很難在一開始就清楚知道變數的精確數值。範疇可能因為需求討論而增加；專案時程可能因為錯估而延後；專案成效可能因為市場變化而改變；專案成本可能因為組織異動而增減。但我們可以用幾何的概念，來闡述一個專案中，四大變數的有機性關聯。成效、成本和時間代表三角形的三個邊，範疇則代表面積。

我們只要知道三角形的邊長，就能計算出它的面積。或者，如果我們知道面積與兩個邊長，就能知道第三個邊長是多少。在現實的專案管理上，只要決定三個變數，就決定了第四個變數。通常贊助人可以決定其中三個變數，然後由專案經理來決定最後一個變數。若是贊助人完全支配四個變數，通常會導致專案失敗。在現實的專案中，經常會面臨到贊助人希望用最低的成本、最短的時間，完成最多的範疇，結果往往就一直不斷地加班，然後不斷的範疇潛變(Scope Creep)，導致專案無法結案或嚴重delay。

成效(P)、成本(C)、時間(T)和範疇(S)的三角關係

比較正常的狀況，應該是贊助者提出在什麼時間內，完成有限的範疇，並且達成一定的成效。專案經理則是根據上述的目標，計算需要花費多少成本才能獲得贊助者的期望目標。實務上，當專案經理根據三個變數，估算出整體的成本時，贊助者遠永不變的反應是：「怎麼可能要花這麼多錢？」接著可能朝著兩個方向進行，有可能贊助者會說：「如果這個專案真的要花這麼多前執行，那我們不太可能批准」；另一種可能，也是最常發生的方向，贊助人會要求專案經理刪減預算，然後因為承受不了壓力而屈服，導致專案成功的機率大幅滑落。

一個有價值的專案經理，應該要有一個觀念：專案經理有「義務」向專案贊助者提出合理的預算，幫助贊助者做出合理的判斷與決策。如果專案的預算有限，專案經理就需要提出減少專案範疇的提議，讓專案在有限的預算下完成合理的範疇。如果贊助者無法接受減少範疇，那更好的做法就是放棄這個專案，若是專案經理因為任何原因妥協，本身一定會為此承受苦果，對公司來說可能也會承受一定程度的損失。專案意外出錯的可能性，永遠高於意外成功的可能性；費用超過預算的可能性，永遠高於費用低於預算的可能性。如同莫非定律(Murphy’s Law)說：「只要是可能出錯的地方，就一定會出錯。」

※PM_Coach目標:以成為「專案管理達人」為志業
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