指導新人很累但也挺有趣的，時常溫故而知新，最經典的議題莫過於「判斷事情急迫性」。

每個任務都說急，真的很急嗎？

常見的窘境是發現新人任務逾期未完成，新人支支吾吾回答說事情好多好混亂，每個都很急所以被打岔的時候就先做另一件事，結果原本的工作被遺忘了。
特別是跨領域剛接觸專案管理的朋友，可能沒料想到專案事務包山包海，被一堆事情包圍就慌了。
每當這個時候，我都會笑著問慌張無助的新人：你確定這些事真的都很急嗎？
如果新人這時候像網頁讀取資訊失敗似的，表情仿佛浮出錯誤訊息，我基本能肯定這位新人對「急」的概念模糊不清。

凡事須定義「緊急性」與「重要性」，才能歸納依序處理。

以「緊急性」、「重要性」判斷優先順序後，可歸納出4種類型的任務優先度，分別是「急事、要事、煩事、閒事」，即可依此基礎進行優先度排序和處理了。

急事=重要+緊急

對PM來說最最最優先的莫過於與「金錢、商譽」相關的議題了。
例如「履約逾期、突發資安事件、系統服務中斷」等，可能因此計罰而損害專案獲利，也會直接降低客戶對團隊的信任度，想當然爾會關聯影響新案續約機會。
所以最簡單直觀的判斷基準：
「違約罰款」是PM須無條件放在第一順位處理的最嚴重緊急問題。
除此之外與「金流」相關的事件也需小心優先處理，因為款項撥付出去要追討是很困難的，一旦發生緊急意外，刻不容緩必須儘速處理，才能及時止損或採取應對措施。
違約罰款、金流相關問題若進階變形，甚至可能衍生出「新聞媒體報導」，客戶看到自己的系統以醜聞性質刊登出來應該會想扭斷PM的頭，這類問題務必多加小心。

要事=重要+不緊急

專案管理離不開簽約的「履約事項」，履約項目若事先規劃好，按部就班執行可能看起來不會很急迫，但只要爆發風險導致遞延逾期，就是一翻兩瞪眼只能掏出違約金。
所以「要事」可能不比「急事」急，但必須雷打不動的預留充足時間作業。
「履約事項」需充分評估風險並降低風險發生機率。
舉幾個常遇到「時程不足」的高風險案例：

• 硬體採購，涉及硬體廠商，有簽訂採購合約、國外商品海運運輸、實際到貨規格不符需換貨等拉長時間的風險因子，最安全的做法是儘速下單預留2、3個月的緩衝期。之前疫情港塞時我就吃過類似的虧，幸好出具硬體到貨時間delay證明後有順利協調。
• 第三方系統介接，申請SFTP帳號密碼、開通防火牆等各階段花費的時間難以預估，至少預留3個月申請行政作業與測試。曾有過第一次申請對方的防火牆開通就等了1個月，結果發現我方客戶提供錯誤IP給對方，於是又等了1個月才真的開通可以測試.
• 網站無障礙檢測，需自行掃描後再等待人工檢測，後者往往會來回好幾次，也是需要提早幾個月開始進行，提前更換無障礙標章沒關係，但反覆檢測不通過可能到履約期限後都還拿不到無障礙標章。

「要事」最好運用習慣上手的管理工具，每天定期檢視執行進度，才不會最後時刻發現也來不及趕工解決。

煩事=不重要+緊急

有些事情是找上門的客戶哭訴說急死人了，但以PM和專案管理的角度來說，實際上屬於「非履約事項」。
「不違約」但求助者有各種緣由而極度焦慮，會不斷煩PM來渴望獲取協助。
遇到這類狀況，請想想手上有多少「急事」與「要事」，冷血的延後處理「煩事」才不會逼死PM自己。
除非你評估這是「賣人情的好機會」，務必好好運用並記錄處理「煩事」的細節，方便未來舊帳重提來，適當情緒勒索求助者來等價交換吧。

閒事=不重要+不緊急

撇除「急事、要事、煩事」範疇，可以說與「履約」的關聯性極低了。
「閒事」因為很不重要，多數會隨著時間自然消逝無影，這類事情能延後就別處理。
我會跟客戶、夥伴約法三章，重大急事需聯繫時絕對必須打電話通知我，否則訊息容易遺漏失蹤。
換言之，我沒接到電話的多數訊息都是「不重要」的。
所以當通訊軟體數量爆炸時，我會刻意不去看完所有訊息、只挑記得確實有狀況需優先關心的長官、新人來回覆。
等有空時再一一已讀時，50%機率我會看到對方已自行找到其它出路解決問題，50%機率是剩下可以等我空閒時再處理的雜事。

下次因為專案管理事務多到爆炸時，以上述方法區分看看吧！
別人急不代表PM需要急，PM很重要的職責是定位釐清問題，先降低自我與他人焦慮並以客觀角度解析事情，才可以用正確的節奏解決問題。