實際接觸才發現90%的「專案管理問題」都與人的溝通有關。
開發與架構上的技術基本上不是問題，大多客戶的需求都有前人鑽研過開闢道路了。
「溝通」倒是容易因為一字之差或語氣誤會導致驗收困難。

光說無用必須「有效互動」

想像學校課堂上，老師在講台上侃侃而談，台下學生眼睛都緊盯著老師，看似很用功但實際上有多少學生是不分心並吸收上課內容的呢？
PM與跨部門或客戶溝通時也同理，無論對上對下，都需確保表達之後「對方」有聽懂自己說的話，並且溝通後有「達到目的效果」。
假設今天想協商一個需求延後時程，說明了落落長的延後原因給客戶聽，客戶聽了前面一堆原因就昏頭了，失焦聽不懂還不耐煩，距離目標反而越來越遠。

溝通表達的公式

專案的利害關係人大多繁忙，不僅是因為被專案事務追著跑，還可能身兼多個業務需兼顧，所以任何對話都需預設對方能溝通的時間非常有限。
雖然我也還在摸索說話的藝術，不過以下語句公式是我目前覺得最有效的：

1. 第一句話先表述本次對話「目的」
2. 補充說明已分析的利弊
3. 最後說明為了達到「目的」所需執行的必要步驟

舉例：
【表明目的】麻煩協助申請新一台VM，希望規劃新功能的資料庫獨立建置
【補充利弊分析】雖然多耗費一台VM，但考量這個資料庫獨立運作提供民眾查詢資料，若民眾一瞬間全數湧入導致資料庫當掉，不會影響到其他既有的重要資料和功能
【說明執行事項】申請到新VM之後，會將A、B、C table搬移至新VM上，變成獨立提供查詢的資料庫

如此一來，傾聽者因為第一句話就得知對話目的，思緒即開始啟動，在敘述其他語句時就會比較聚焦並同步思考，確實聽懂的可能性會大大提升。

各種溝通管道優缺點比較

溝通管道 > 面對面 > 視訊 > 電話 > 通訊軟體 > Email > 公文

上列由左至右的「溝通效率」由高遞減。
見面三分情，如果條件允許當然是盡量「面對面」最好，有溫度的對話是很好的溝通助攻，面對面翻閱紙本什麼的也都可以即時交換資訊。
若必須縮減通勤時間再考量其他方案，不過如果溝通的雙方默契不好，即時不見面縮減了通勤時間，可能因為溝通不良結果花更多時間在對話。
與公家機關來往時可能會使用到的「公文」切記需和對方有共識後再發文，最少需打過招呼，不知會就發送讓人驚喜的公文，客戶多半會有種被突襲的感覺很不舒服。
無論何種方式，須記得留下文書紀錄才好追溯，有爭議時白紙黑字直接一翻兩瞪眼不用吵。

約定溝通默契

針對不同的事件類型，使用何種溝通管道、以什麼頻率維繫溝通，這些規則必須先和溝通的對象有共識。
遇過新來的客戶，民眾申辦業務的系統斷線顯示404錯誤訊息，早上7:30發了一則Line和截圖就傻傻等著PM接手處理，我大概過一個小時才看到訊息冒了一身冷汗，趕緊電話聯絡工程師請求協助，待問題解決後好聲好氣教育這位客戶「有急事請撥打電話」，否則丟出的訊息沒人接收，實屬無效溝通很難立刻協助。
重要的Email寄出後，希望客戶能來電或留Line訊息告知，避免資訊被埋沒在幾百封未讀Email中。
例行性的會議，若近期無重大繁瑣議題需討論，或許可以採取視訊會議進行。
相關的溝通默契都需彼此磨合調整，萬事起頭難，若能找到默契平衡能為專案管理大大加分。