由於規劃、評估、管理的職責，PM無時無刻都在蒐集消化資訊。
尤其多個專案的需求訪談撞期時，需要記錄的資訊可能多到想吐。
「動手記錄、思緒跳躍」的效率必須最大化發揮，不然PM光釐清回想資訊就容易耗掉很多時間。

文書工具的選擇

開會我習慣抽測PM助理問：「剛才的會議重點是什麼？我們目標是什麼？為此需要做什麼？」
每當看PM助理認真低頭「聽寫」會議內容時，多半能預料到會後抽測狀況將很慘烈。
「聽寫」派的50%會呆愣看著我、50%會埋頭想從自己寫的逐字稿中探得答案，但久久難以找到所需資訊。
反之，在會議中會眼神交流或提問的PM助理，80%花點時間掃看筆記後可以組織語言回答，20%可能有沒聽懂的地方會藉機提問，教學後即可正確理解問題核心。

記錄只是輔助思考與留存資訊，最快可「歸納重點」與「分享資訊」的文書工具就是正解。

手寫、手機打字、電腦輸入⋯⋯無論習慣何種筆記方式，PM需要找到最適合自己速記、思考的方式。
我依據不同情形，習慣筆記的方式如下：

一、線上筆記工具

無論何時只要需記錄資訊，我的首選筆記工具是Notion。
考量資訊尚無法判斷怎麼歸檔，可能共享使用的機率不低，運用線上可分享編輯的工具最方便（需避免機敏資料放上去）。
Notion有手機APP可以用，所以無論筆電是否在身邊，寫起來都很方便，拖曳歸檔在自己設立的page或版面都很直觀。

二、Word、Excel等文書應用程式

可預判會議紀錄或矩陣表格的格式時，我會直接使用客戶常用的檔案格式，這樣會後整理資料時的調整幅度較小。

三、手寫

剛成為PM助理的半年，我很常抱著筆記本，之後筆記本就成擺飾放在桌上了。
還不清楚需要記錄什麼重點時，幾乎都是比照逐字稿方式記流水帳。
等思考模式鍛鍊起來，手拿筆塗塗寫寫只是為了方便歸納邏輯和溝通，所以需要時才會拿白紙來用。
打字速度夠快時，筆電或手機記錄比較方便快速，省去紙本轉換到電子的這道功夫。
時間寶貴，盡可能避免重工再謄寫一次內容。

四、錄音

錄音基本上只是以備不時之需，有對質需要時才會翻出來用，我錄完幾乎不會回放來聽。
很多PM菜鳥害怕漏聽資訊，會小心翼翼重聽一邊錄音檔來寫會議紀錄，但我不推崇這種方式。
首先因為是菜鳥可能無法判斷資訊重要性，即使重聽錄音檔也可能遺漏重點。
其次菜鳥寫的會議紀錄請老鳥幫忙看，老鳥印象有遺漏就會指出，剛好順便請教。
最後如果客戶看了會議紀錄有意見也會提出；若客戶沒意見、與老鳥PM和菜鳥PM的記憶重點都一致，代表有錄音到但沒寫下來的，很高機率是大家都認為不重要的事情。

文書命名、分類規則

寫好的文件內容找不到的話，內容寫再好都沒用，所以PM需摸索出一套適用自己管理方式的「歸檔模式」。
因為管理多個專案，我常用的資料命名方式都會包含「專案名稱」方便關鍵字搜尋：

【專案名稱】資料夾名稱/文件名稱+最後更新日期/版次

重要階段的「資料夾」或「文件」名稱，我習慣將日期放在最後，這樣如果有更新版本，以命名排序會排列在一起方便檢視。

範例：
【2022進擊的專案】專案計畫書20230402v1
【2022進擊的專案】專案計畫書20230402v2
【2023進擊的專案】專案計畫書20230408
【2023進擊的專案】專案計畫書20230415

【專案名稱】日期+會議名稱（備註）

這種命名方式方便依「時序」回溯追查資訊。

範例：
1.【進擊的專案】20230101需求訪談
2.【進擊的專案】20230115專案會議（客戶長官有出席）
3.【進擊的專案】20230117雛型展示
4.【進擊的專案】20230210專案會議

假設我印象年初有個會議是客戶長官有出席，裡面有個需求細節要再確認，進資料夾光看檔名可能就知道需要開啟#2的檔案，不用多花時間一個個開檔案來看。

善用截圖加速記錄

筆記時可能手寫缺少畫面細節，或者電腦打字速度跟不上說話的資訊量，如果是在討論「系統畫面」或其他圖像，截圖就非常好用了。
選個自己習慣的截圖工具，截圖後將重點畫出來，圖下寫一些關鍵字，這樣回頭補充文字敘述時可以清晰回憶起最重要的細節。
而且有個好處是能立即以類似雛型的方式和溝通對象確認具象畫面。

範例：

banner設計3張圖

上述圖片內紅字、紅線搭配圖下簡短一行字，基本上可以記得重點需刪除、調整的內容。
有了示意圖的幫助，要跟客戶確認共識會快很多。