在有限的條件下調配「時程、成本、資源」並得以驗收專案是PM的使命。
當一堆專案工項撞期時，判斷「輕重緩急」固然重要，也須合理分配產生最高的效益。

寧濫勿缺，不一定沒次都要做到100分

資源有限，PM應該考慮以最快巧勁達到「合格」允收標準的方法。
寧願準時交60分的考卷，也絕不交白卷獲得0分。

獲得PM關注的肯定是都非常重要的「急事」和「要事」，因為優先序都高所以工項衝突才困擾。
（判斷「輕重緩急」的方法可參考另一篇《事情好像永遠做不完——排好優先順序才能自救》）
不過蠻常見到新手PM哭喪臉來求助：「有兩個任務若這週不完成都會罰款，都需要同一個工程師各處理2天，怎麼辦？」
我基本上會接著反問：「各處理2天是達到完美還是及格的允收標準？只達到及格標準的話有沒有更快的其他方式？」
先確認有限時間內可達「合格」允收標準的工時和方法，將交付內容送出，如果客戶不滿意至少可以再協調或複驗；什麼都沒給出去，客戶可直接判死刑說違約就嚴重多了。

優先處理有利「未來商機」的問題

繼上面的情境，增加下列假設條件，身為PM怎麼規劃安排工作呢：
1.現在剩下3個工作天
2.兩個專案逾期罰款的金額相同
3.客戶投入專案的預算分別是300萬元和90萬元
4.兩個專案的工項做到完美都需2天，只做到及格僅需1天

接下來的3天，我會選擇分配2天給前者、1天給後者，也就是300萬元預算的專案做到100分品質，90萬元預算的專案暫時先做到60分品質。
雖然很現實，但專案 「預算規模」可看出客戶未來續約、擴充預算的格局 ，投入較多資源提升大客戶的滿意度，是PM經營客戶長期合作所必須考慮到的。

權衡「費時」與「一勞永逸」的方案

有些工項看似花時間，但長久來看反而節省資源。

就像有些品牌的手機可能低價但用一兩年就需汰換，某水果牌手機雖然貴但用超過五年都沒問題。
若H牌手機單價17,000元可用2年，A牌手機單價37,000元可用5年，平均每年花費分別為：
H牌手機17,000/2=8,500元/年
A牌手機37,000/5=7,400元/年
以長久使用來看平均每年花費，反而是單價高的更划算便宜。

專案也是一樣，有時焦頭爛額很忙碌想省略不做一些事情，可能會沒思考到是否做了的效益更高。
資料庫調整資料也許不到半小時，但如果每週都需要進機房調整的話呢？
通勤和進機房就需要2小時起跳，一整年可能有50幾週，這樣一年至少耗費100小時在修改資料上。
如果發現需頻繁調整資料，安排3天開發、測試、上線可能只花費24小時。
看似單次花比較多時間的24小時一勞永逸每年可省去76小時，往後也會節省更多時間成本。

PM不能只看眼前短期的時間安排，也需將眼界規劃看到長期的未來，才能全面思考、創造對各方都雙贏的局面。