幫你快的，不見得能幫你準

ChatGPT、Gamma 這類工具可以快速幫你生成不同角色的訊息以及簡報，這確實能解決「速度」的問題，但不一定能解決「精準」的問題。我們很容易陷入一個誤區：把所有的產出都交給 AI，自己只做最後檢查。這種做法在初期或許能節省時間，但當你需要影響決策、說服高層，或讓團隊更高效執行時，「訊息策略的主導權」就必須牢牢抓在你手裡。

• 初階做法：由 AI 主導

  你直接丟出需求，AI 模擬角色並給出完整結果。優點是快速、省力；缺點是 AI 可能說出不符合策略的內容。

• 進階做法：由你先主導框架

  你先決定邏輯、語氣與情境，再讓 AI 依框架生成。這樣做雖然多花一兩分鐘，但能確保方向正確。

就像駕駛一輛有自動駕駛功能的車：AI 只是副駕，但你是主駕，要隨時能切換到手動駕駛，決定方向，更加穩定。

因此，這裡會形成兩種不同的操作層級：

簡單說，初階的做法是把 AI 當「職權代理人」；進階的做法，則是把 AI 當「聽話助理」。前者可能幫你講了一堆你不想說的話，後者則是完全按照你的指示執行。

理解要溝通的受眾：同一件事，不同人想聽不同版本

不同角色關注的重點天差地別，就像你不會拿 API 架構圖給 CEO，也不會和工程師討論 ROI 一樣。PM 要學會翻譯，把「同一件事」轉成「不同語言」。

假設今天專案更新是：「後端系統已完成 API 重構」。

我們來看看針對不同角色，應該怎麼說：

• 高層/決策者：

  「API 重構完成，系統現在可同時支援兩倍用戶，確保未來業務增長不會受限。」

  （強調 ROI 與擴展性）

• 工程師：

  「API 模組重構完成，效能測試顯示在高並發下延遲降低 40%。」

  （強調技術效能與具體數字）

• 行銷/設計：

  「後端升級完成，未來活動流量激增時，體驗會更流暢。」

  （強調用戶體驗，營造故事感）

• 客戶：

  「我們更新了系統，現在即使同時很多人使用，服務也能保持快速穩定。」

  （強調痛點解決與實際利益）

這就是訊息翻譯的本質：不是胡亂嘴炮瞎編，而是抓住對方的核心關注點，換成他聽得懂、在乎的語言。

訊息框架：內容有「骨架」，聽的人才好消化

要做到這一點，需要有結構化的思考框架。以下整理幾種常見的訊息框架，對應適合的場合：

舉例來說：

• 你要說服高層採用新方案 → 用 金字塔，先給結論。
• 你要跟客戶推案 → 用 SCQA，鋪陳張力。
• 你要讓行銷同仁找到亮點 → 用 故事敘事，講真實痛點與轉折。
• 你要跟工程師同步進度 → 用 因果鏈，把延遲的原因與影響講清楚。

語氣與框架適配

框架決定了訊息的骨架，而語氣則決定了「好不好入口」。同樣一句話，用不同語氣，效果完全不同。

以下舉幾個場合的搭配：

如何指定框架給 AI

當你知道要用哪個框架之後，就可以讓 AI 幫你加速產出，而不是亂槍打鳥。

流程如下：

1. 選框架 → 決定金字塔 / SCQA / 故事敘事 / 因果鏈
2. 列核心訊息 → 用 2–3 句話寫下重點
3. 下 Prompt → 框架 + 訊息 + 受眾描述
4. 檢核 → 看語氣與重點是否符合需求

範例 A：內部決策會議（金字塔）

Prompt：

用金字塔結構，為高層決策者產生一段簡報用說明：
1. 結論先行：建議採用方案A。
2. 主要理由：列出兩點最重要的優勢。
3. 加上簡短的A/B方案比較細節。

語氣果斷、簡潔。

##方案A##
2週完成MVP、成本10萬、低風險

##方案B##
5週完成、成本15萬、風險較高

回應產出（節錄）：

結論：建議採用方案 A
理由 1：兩週內可完成，比 B 快三週，搶佔市場
理由 2：成本低、風險小
比較：
- A：2 週｜10 萬｜低風險
- B：5 週｜15 萬｜高風險

範例 B：對客戶提案（SCQA）

Prompt：

使用SCQA框架，幫我寫一段要對客戶提出方案升級的說服文字：
1. S（情境）：說明當前方案已滿足需求。
2. C（問題）：說明成長帶來的效能瓶頸風險。
3. Q（提問）：拋出是否升級的疑問。
4. A（回答）：提出升級方案的好處。

語氣：溫和但具說服力

##效能瓶頸##
同時在線用戶暴增時API延遲2秒

##新方案##
雲端分散式架構，可支援2倍用戶量並自動擴容

回應產出（節錄）：

S：目前您的系統已能滿足日常需求。
C：但隨著用戶量成長，當高峰期用戶暴增時API延遲已達2秒，三個月內恐影響體驗。
Q：我們是否該提前升級以避免服務中斷與維護成本增加？
A：建議升級至雲端分散式架構方案X，支援2倍用戶量並具備自動擴容功能，可確保高峰穩定，減少緊急修復開銷。

依訊息要傳送的載體做調整：同一句話，不同包裝

同樣一句話，放在不同載體(例如 line、email 或是同步文件)，要用不同表達形式。如果忽略這一點，就容易出現「line 的字息字太多沒人看」、「簡報單頁資訊量太高，難以令人理解」等尷尬狀況，這就好比你穿西裝去游泳，材質再好也不合適。 (雖然很帥？)

舉例：「我們將採用方案 A」：

Slide 1：問題與方案比較
A：2週｜10萬｜低風險 | 二週交付  
B：5週｜15萬｜高風險 | 二週交付

Slide 2：結論 → 採用方案A  
主要理由 → 廠商兩週可交付、成本低 30 %  

也就是說，內容要針對不同的載體做調整，才不會顯得錯位或難懂。

成為靈活的管理框架駕馭者

能否有效溝通，不在多會講，而在於能不能講「對」話：

• 有框架 → 才能把訊息結構化，不會散亂沒重點
• 有載體適配 → 訊息才會容易被想閱讀
• 有語氣 → 才能讓對方「舒服」地接受你的觀點

溝通的本質不是資訊量，而是訊息能不能被對方所接收、理解並採取行動。

一起握好方向盤，成為靈活的管理框架駕馭者！