每一步都做完了，結果卻對不上

前幾天替一份特定事件發生後的資訊摘要接好了入口與出口，事件發生後由地端程式取出相關資料，送進 Power Automate，再寄信、貼到頻道，最後留下一份可以回頭查的檔案。流程接到這個程度，很自然會冒出另一個念頭，既然 AI 能讀資料、寫摘要，也會呼叫工具，乾脆把整件事都交給它處理。

同樣的念頭在每天最常碰到的信件與會議上出現得更頻繁。「看完今天的信，重要的整理出來，該回的直接回，要做的事加進待辦」，或是「把這場會議整理成紀錄寄給所有出席者，待辦順便指派給負責人」，一句話就能交代完，看起來比逐封、逐項處理省事許多。

問題出在結果。客戶來信詢問下週三前能否提供報價，AI 直接回覆沒問題並寄出；會議裡有人說回去問問看，紀錄上卻寫成負責報價、月底前完成，待辦也已經建立並通知到當事人。每一步都順利執行，畫面上沒有任何錯誤，一封信卻多了一個對外承諾，一筆待辦則讓某位同事平白多了一份工作。

把整件事交出去之前，比較穩當的做法是先把工作拆開，逐段確認哪些地方需要理解、哪些地方照規則執行就好，又有哪些地方必須留給人決定。

同一封信、同一場會，其實混著好幾種工作

處理信件看似一件事，拆開來至少包含篩選需要看的信、讀懂內容、判斷要不要回、擬回覆與寄出幾個段落。篩信可以完全寫成規則，例如依寄件人、主旨關鍵字或收件者欄位判斷，條件定義好之後，Outlook 規則或流程每次都會得到一樣的結果。讀懂內容就不同了，客戶可能把需求埋在第三段，主管可能只寫一行，同事可能把三件事擠在同一句裡，整理這類雜亂的文字正是 AI 最能發揮的地方。

會議也是同樣的結構。逐字稿與出席者名單是系統本來就有的資料，從一小時的口語中整理重點、找出可能的待辦需要理解，適合交給 AI 處理，至於誰負責、哪天到期，則必須回到會議中實際說了什麼。

即使是整理待辦這一段，也還能再細分。逐字稿裡有一句「這個我回去再確認一下」，整理成「某某提到會再確認」只是換了一種說法，寫成「某某負責確認，下週五前回覆」就多走了兩步，先替當事人接下工作，又替這件事訂了期限。說法可以調整，事實與承諾之間的界線則不應該跟著改變。

因此決定一段工作要不要交給 AI，光看它會不會寫、能不能呼叫工具並不夠，還要看這一段允許多少變化，以及出錯之後會造成什麼影響。

六個維度決定 AI 在每一段能有多少自由

逐段檢查時可以參考下面這張表，每一列關注的面向不同，答案都會影響這一段能給 AI 多少空間。

這六個維度沒辦法用多數決處理。即使其他五個面向都很寬鬆，只要某一段的輸出會變成對外承諾，就必須照承諾的標準處理，只要某個錯誤會落到別人身上，那一段的自由度就應該收緊。雜亂的部分則可以再拆細，例如寄給客戶的回覆先由 AI 擬稿，草稿中的日期與數字對照合約或系統資料之後，再由寄件者自己送出。

可以容忍的錯誤要具體寫出範圍

請 AI 想三種回信的開頭語氣，即使有兩種用不上也沒有關係，候選本來就要經過挑選，留下一個合適的就有價值。同樣是整理文字，會議紀錄能容忍的範圍就窄得多，句子不夠精煉還能接受，漏掉一項決議，或把「再確認」寫成「已決定」，出席者就會照著錯誤的紀錄行動。

所以寫下「這一段可以容忍出錯」時，最好連範圍一起寫清楚，例如下面這樣的描述。

可以接受措辭不夠精煉或重點順序需要調整，不能接受漏掉決議、指錯負責人，或把「再確認」寫成「已決定」。

範圍寫得具體，後面才選得出檢查方式。如果只寫「紀錄大致正確就好」，收到紀錄的人也無從分辨哪些部分可以信任。

寄出前有人看過，不代表檢查有效

很多流程把寄出前有人看過當成安全條件，但紀錄寫得越通順，看的人越少回頭對照原始內容。主持人散會後往往馬上要進下一場會議，面對一份條理分明的紀錄，很難逐條回想每句話的原意與程度，錯誤的負責人因此一路被寄出去。

人工檢查要發揮作用，得讓檢查的人知道要看哪些項目、依據在哪裡，以及發現問題後怎麼處理。以會議紀錄來說，可以只要求核對決議、負責人與到期日三個欄位，每一條都附上逐字稿的時間點，有疑問的項目直接移到待確認區。

每一段通常會落在三種安排之一

AI 也能參與第三種安排的建置。例如請 AI 協助寫出篩信規則，列出哪些寄件人與主旨關鍵字要標成優先，確認符合需求後放進信箱，之後每天實際執行篩選的是規則本身，結果自然維持一致。這樣分工也比較好維護，篩選條件改變時調整規則，整理出來的文字讀起來不順時，再修改生成內容的那一段，兩邊不會互相牽動。

把條件放進流程才攔得住錯誤

「請仔細確認」、「不要亂寫」或「只根據內容整理」都只是表達期待，流程真正需要的是可以執行的檢查與分支。以會議待辦和信件回覆為例，條件可以放在下面五個位置。

若要把這些條件做成自動化，Power Automate 可以透過 Run a prompt 動作把 prompt 放進流程，再把生成結果交給後續步驟，使用之前仍要先檢查欄位、型別與可用值是否符合需求。

每一種檢查能確認的範圍都有限。每條待辦都對得到逐字稿時間點，代表它有出處，負責人都在出席者名單裡，代表沒有憑空多出一個人，但那句話到底算不算承諾，這兩項檢查都無法證明，仍需要在場的人判斷。AI 自己回報很有把握，也不能當成通過驗證的依據。

回到會議，AI 只負責中間那一段

拆完之後，會議紀錄的流程大致是先由會議系統提供逐字稿與出席者名單，再由 AI 整理重點、列出附上出處的待辦候選，接著由規則對照出席者名單，標出缺少負責人或期限的項目，主持人確認決議與待辦之後，流程才寄出紀錄並建立任務。信件的處理也是相同的形狀，規則先篩信，AI 負責讀懂、分類與擬稿，最後由寄件者確認後送出。

在這兩件事裡，AI 的任務都是把雜亂的內容整理成好讀、好判斷的樣子，原信與逐字稿一併保留，需要時隨時可以查回去。日後如果想讓 AI 直接回覆某一類信，例如單純確認會議時間的來信，就要把它當成新的一段重新評估，確認哪些信屬於這一類、回錯的代價有多大、誰能判斷回覆是否正確，以及寄出之後還有沒有收回的機會。每多一段工作就重新檢查一次條件，因為輸出的用途一旦改變，出錯的代價也會跟著不同。

今天可以做的一件事

挑一件打算交給 AI 的工作，拆成三到六段，每一段都填寫下面這張表。

「如何檢查」和「檢查不過時怎麼辦」寫不出來的段落，先停在草稿階段，不要接上自動送出或自動指派。

也可以請 AI 協助拆解，指令中要求它寫出具體條件，避免只得到一份看起來周全的清單。

請把下面的工作拆成 3 到 6 個段落，逐段判斷適合的執行方式。

每一段請說明
- 這一段需要理解與發想，還是依照已定義的規則執行
- 哪些變化或錯誤可以接受，哪些絕對不能接受
- 出錯會影響誰，結果能否收回
- 由誰或哪個流程檢查，檢查所需的資料在哪裡
- 資料不足或檢查失敗時，要停下來、改用備用結果，還是交給人

依上述條件，每一段選一種安排
1. AI 產生候選，停在草稿
2. AI 在明確條件內判讀，通過檢查才往下走
3. 照規則執行，例外、承諾或指派交給人

其他規則
- 不要把維度加總成分數，涉及難以補救的影響請單獨指出
- 不要只寫「人工確認」，要寫出確認項目、依據與未通過時的處理
- 資料不足以判斷時，列出缺少的條件，不要自行補出規則

工作內容
<填入輸入、預期成果、使用者與後續動作>

表格填完之後，常會發現真正適合交給 AI 的只有一兩段，這樣的分工已經足以讓工作順暢許多。雜亂的文字有 AI 協助整理，必須一致的名單與規則照常運作，遇到承諾與指派時，也清楚知道該在哪裡停下來。

留到明天的問題

逐段檢查時，可能會遇到某一段連「出錯會影響誰」都答不出來，例如每場會議後自動寄給全體出席者的完整紀錄，或前幾天那份每天存進 SharePoint 的 CSV，究竟誰需要它、多久會打開一次。在決定這一段該交給 AI、規則還是人之前，不妨先想想把它拿掉之後，工作會少掉什麼。