iT邦幫忙

DAY 8
25

專案人生─專案管理系列 第 8

專案人生─(8)專案管理的5W1H

從六個面向檢視一個專案,確保重點沒有被遺漏
5W1H是個老梗,但是拿來專案管理用,我想我可能是第一個。不知道有沒有人看過類似的論調,也歡迎提出來討論。

Who
弄清楚所有相關單位及人員,甲方乙方第三方,各個連絡窗口。
想辦法記住別人的名字及職稱,會讓人覺得受到重視
最重要的是,搞清楚KeyMan是誰,所謂KeyMan就是真正會影響專案成敗的人,可能是高層主管,也可能是一線使用者,甚至可能是老板娘。

Why
很多人對專案都只是隨波逐流,老板交待下來我就做就對了。
卻很少認真地去想,這個專案對客戶,對公司有何真正的實質效益。

舉例來說,有一個供應商評鑑系統開發專案,接案的時侯講的天花亂墜,什麼可以「去蕪存菁、提升公司供應商供應品質,進而降低成本、提高品質、增加營收….blah blah blah」,講的是沒有錯,但是到後來才發現,這個專案對客戶高層而言,只是拿來砍供應商價錢的依據;而對第一線作業人員而言,只是增加許多工作的負擔而已(原本手邊早就有供應商名單了,由於都已配合許多年,每年大概只會小幅變動)。

沒有仔細去找出客戶真正想要和需要的專案,萬一落入了「有也好,沒有也沒有太大差別」的情境之中,專案做起來就會索然無味,對結案沒有好處。

What
最常見的方法是用「現況」(as-is)和「未來」(to-be)及其中的「差異」(gap)來描述專案所將完成的成果。這個說起來很簡單,但是如果去問專案成員,很多人都只知道自己負責的部份,而不知道或是不在乎整體的成果是什麼。

When
專案主時程,什麼時侯開始,什麼時侯結束,應牢記在心中。
各里程碑時間點,何時完成第一版,何時向客戶展示,何時找客戶驗收,何時請款….等等。

How
各項專業技術的整合,那些項目可以採購得來,那些項目需要整合工作,那些技術必須自行研發,那些項目必須外包給供應商。

Where
人在那裡進行專案,在公司或是在客戶家?
完成後的成果要放在那裡?放在公司或放在客戶家?

這還有另一個應用,就是當別人想知道這個專案在做什麼的時侯,可以很快地將重點做一描述,不但節省彼此的時間,而且會讓別人對你的專業有良好的印象。


上一篇
專案人生─(7)專案管理的權與責
下一篇
專案人生─(9)Status update
系列文
專案人生─專案管理30
0
jhwang
iT邦好手 10 級 ‧ 2008-09-10 10:51:33

您要不要再加一個 How Much?
現在 5W2H 討論的也很兇,以專案管理來說,錢應該也是很重要的

多謝提醒
我想錢不是很重要,錢是「最」重要的 ^_^

yesyesok iT邦研究生 4 級 ‧ 2008-10-03 12:43:18 檢舉

以傳統的專案管理概念錢並不是重要的
重要在於"準時"完成~有必要的話可以投入額外的成本
當然事實上大都不是這樣就是.....

0
jerry640
iT邦新手 1 級 ‧ 2008-10-01 23:00:55

I like Bob,push!

0
frankmclin
iT邦研究生 4 級 ‧ 2008-11-01 00:43:14

PMI專案管理方法論是由44個流程(Process)所構成,
任何流程若要能夠落實一定要包含5W1H

Who
說明流程的Stakeholders利益關係人之角色和職責。

Why
說明流程的Purpose目的。

What
說明流程的ITTO。

When
說明流程的允入準則Entry Criteria和允出準則Exit Criteria。

How
說明流程的活動Activities和程序Procedures。

Where
說明流程因地制宜的Tailoring guideline調適指引。

http://groups.google.com/group/PMPCode

我要留言

立即登入留言