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DAY 6
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專案管理說分明系列 第 9

贏在起點的專案管理計畫(四之一)

就專案管理的角度而言,企業的每個策略計畫都是一個獨特的臨時性任務,也就是「專案」(Project);而專案管理正是唯一能夠透過組織流程,將企業的資源轉換成組織能力和企業競爭力的方法,正是落實組織策略之執行力的最佳良方,儘速將專案管理的操作手法,靈活地應用在企業的行政管理和業務管理上,才是經理人必備的執行力。
所謂「專案管理」,就是把各種知識、技能、工具以及技術,應用於專案活動之中,以達到專案要求或專案目標的行為。隨著專案大小和複雜度的不同,專案生命週期也分為不同的專案階段,每一個階段都會面臨到各式各樣的問題,專案管理就是透過執行力來解決這些問題,而「專案經理人」就是具備執行力的「問題解決者」。

專案管理的生命週期分為起案、規劃、執行、監控以及結案等5大階段,規劃階段最重要的交付項目就是專案管理計畫。計畫趕不上變化,變化更趕不上客戶的一通電話或是老闆一句話,「Planning is everything, plans are nothing」,計畫本身雖然不值錢,但是規劃卻很重要,就是因為計畫會經常變化,因此才愈是要注重規劃,才能隨時應對因為客戶的一通電話或是老闆的一句話所造成的變化。

未來經理人有90%的工作都將專案化,而「專案管理計畫」就是一項可以讓專案贏在起點不可或缺的利器,所有的專案一旦開始執行,專案經理人就必須依靠周詳的專案管理計畫,就像交響樂團中的各種樂器雖然各有其專業性,但是所有的樂器都依著共同樂譜演奏,步調不同、執行方式不同,卻可以表現出合鳴優美的音樂;專案經理人恰如交響樂團的指揮,其任務主要在掌控專案進度(樂曲速度),展現其樂觀、親切、幽默、耐心、自信、規劃、領導以及良好的溝通能力。贏在起點的專案管理計畫之於專案團隊的重要性,恰如共同樂譜之於交響樂團。

專案管理生命週期5階段之7步驟為:
(1) 起案/規劃:專案經授權後進入細部規劃。
(2) 規劃/執行:計畫被核准之後,根據專案管理計畫執行。
(3) 執行/監控:比較差異並檢驗專案是否依據專案基準執行。
(4) 監控/重新執行:若差異還在門檻之內,則實施矯正措施。
(5) 監控/重新規劃:若差異已經背離基準(Baselines),則必須向變更控管委員會(Change Control Board, CCB)提出變更申請,經CCB核准後才可修正計畫。
(6) 監控/重新起案:若是專案已經嚴重背離基準,則應分析是否要重新起案(此情況下專案經理人通常會引咎辭職)。
(7) 監控/結案:若是專案順利達成原定目標,則結案。

專案經理人必須遵守專案管理生命週期5階段7步驟,在規劃階段確定估算值(Estimation)和門檻(Threshold);在執行階段獲得實際度量值(Measurement)。在監控階段,追蹤、審查以及規範專案進度,以便符合專案目標。在比較實際度量值和計畫的預定估算值之後,若是兩者之間的差異(Variance)超過門檻,就要提出變更申請(Change Requests),送交變更控管委員會審查。


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1 則留言

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iT邦新手 4 級 ‧ 2010-10-07 12:47:41

專案管理計畫和專案計畫有何不同?

frankmclin iT邦研究生 4 級‧ 2010-10-07 13:59:49 檢舉

「專案計畫」是指提案書或建議書,是最有利標針對RFP所提出的Proposal,當甲方同意乙方所提的「專案計畫」之後,雙方才會進一步簽約。
PMBOK G4 討論專案管理流程時,是假設雙方已經簽約,所以專案管理第一個階段就是「起案」,然後才是第二階段「規劃」。
「專案管理計畫」是「規劃」階段的主要產出品,包含12個子計畫和3個基準。

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