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DAY 31
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專案管理說分明系列 第 47

專案管理旅程正要開始(二之二)

修畢了這門精簡扼要的專案管理學程,各位經理人是否已經全盤掌握了專案管理的知識與技能呢?就讓我們一起來回顧這6堂必修課的重點,重新檢視各位的學習所得吧。
1.贏在起點的專案管理計畫
專案管理的生命週期分為起案、規劃、執行、監控以及結案等5大階段,專案管理的核心人物是專案經理人,專案經理人除了必須具備充分的基本管理技巧,也必須被充分授權,才可能完成任務。在取得專案許可證並起動專案後,專案經理人應該針對專案進行規劃,包括業務範圍分解、工時評估、任務分派、時程計畫、預算規劃以及風險評估。專案管理計畫提供了專案執行、監控以及結案的行動路線。在專案執行與監控過程中,專案經理人必須時時關注專案的進度與成本的控管,碰到問題發生時,隨時做出最佳回應,讓專案依專案管理計畫完成目標,直到結案。修完「贏在起點的專案管理計畫」這堂課,經理人應該該學會「凡事豫則立,不豫則廢」的行事風格,贏在起點。

2.勇於創新的系統邏輯思考
如果只會應用經驗法則土法煉鋼,或是死守產銷人發財的SOP,沒有任何創意與創新,那專案存在的價值就不是那麼有意義了。一個嚴謹的專案管理計畫在其執行過程中,應該搭配監控和審查,以確保專案符合範圍、時間和成本的基準。WBS、工時評估、資源調查、任務分配和要徑辨識,都是同一系統下的不同工作,無法單獨拆開來進行。經理人應該運用系統思考,了解專案管理各階段所要用到的工具與技術,善用意識頭腦和無意識頭腦,讓意識的頭腦所看到的目標和無意識的頭腦所看到的目標一致。修完「勇於創新的系統邏輯思考」這堂課,經理人應該學會思維模式的轉移,發揮創造力天賦,勇於創新。

3.掌握先機的問題分析決策
經理人在分析與解決企業所面臨的經營管理問題時,往往只能「頭痛醫頭,腳痛醫腳」的治標,無法對症下藥,有效地解決問題。專案經理人所面臨的問題往往比其他經理人更多,所以要成為優秀的專案經理人,就必須先學習各種問題解決的過程和制約法,透過「尊重對方需求法」、「尊重自己需求法」、「時地制宜法」以及「第三妙策法」等4種方法,從中找出雙贏策略,以培養出迅速有效的治本能力。修完「掌握先機的問題分析決策」這堂課,經理人應學會面對問題,並且有效地解決問題,掌握先機。

4.突破瓶頸的專案品質要素
專案品質管理包含專案和專案產品的管理,而品質則是有賴於範圍、時間和成本的管理。雖然專案管理計畫已經規範出範圍基準、時程基準以及成本績效基準等客觀標準,不過專案的變更仍在所難免,只是變更之前應該要考量:變更的合理性、必要性與嚴重性有多高?對專案的影響有多大?是否真得有必要變更?如果沒有嚴謹的品質管理程序來把關,勢必會帶來專案管理上的夢魘。組織要能永續經營的條件之一,就是必須具備持續改善的能力,不怕有問題,只怕無法發現問題;如果缺乏有效的變更管理程序,組織將很快的老化、衰退。修完「突破瓶頸的專案品質要素」這堂課,經理人應該學會透過實獲值管理,整合專案範圍、成本以及時程度量,掌握專案品質要素,突破瓶頸。

5.與熊共舞的風險應對策略
變更管理對專案經理人而言,是一個無可避免的痛,但既是無可避免,就不應該逃避。這並非鼓勵變更的發生,而是建議專案經理人在面對時程延宕、需求膨脹、人員流失、規格崩潰、績效低落等風險時,必須具備風險管理的思維──在整個專案生命週期中,不斷地重新辨識風險,並且為最新出現的風險重作分析和規劃應對策略,監督殘留風險,並審查風險回應執行的狀況和效果。修完「與熊共舞的風險應對策略」這堂課,經理人應該學會如何成熟地去面對風險,與熊共舞。

6.使命必達的專案最後期限
很多人都以為專案結案只是內部的營運模式,實則專案結案管理是一個嚴謹的、不可遺漏的程序,同時也是品質保證的一環。所以結案活動必須列入專案管理計畫中,成為一個正式的專案階段。當結案報告完成後,專案人員紛紛歸建,而專案經驗的傳承與改善才正要開始。專案結束之後,必須把結案報告的記錄轉化成為行動方案,分門別類加以管理,形成組織流程資產(知識庫管理)。對於立即可用的部分,可以透過專案管理辦公室的整理,直接提供給後續專案做參考;對於必須加以改善的流程,則應提供建議行動方案。修完「使命必達的專案最後期限」這堂課,經理人應該學到如何建立與運用組織流程資產,透過要徑管理掌握專案最後期限,使命必達。

或許不是每家企業都會設立專案管理辦公室,提供專案經理人良好的專案管理環境,但專案進行的順利與否,畢竟仍須取決於某些客觀條件,比如:高層對資源調度的授權、有效的關係人通報系統、共享流程資產的知識庫,以及有效果的績效考核制度等。這些客觀條件必須仰賴專案經理人自己努力去爭取,以及一點一滴地建立。經理人的專案管理旅程才剛要開始,在此預祝所有經理人充分享受這趟專案管理之旅,擁有愉悅的專案管理經驗。


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1 則留言

0
skill
iT邦新手 4 級 ‧ 2010-11-05 14:25:25

昨天我逛重慶書店有看到
經理人必修的6堂專案管理課 這本書讚
書中圖文並茂喜歡
特別推薦給IT經理人謝謝

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