專案管理計畫提供了執行專案的行動路線，由於專案實施組織的內、外部環境不停地變更，專案經理人必須有效地使用整合變更控管系統，領導專案團隊執行與監控專案。身為專案領導不應該只是發號施令，更應該善用領導、激勵、溝通、問題解決技巧，並建立團隊共識。專案管理團隊在執行專案管理計畫的整個過程中，必須進行持續性的監控，以了解專案執行的績效，其行動可分為「預防」和「改善」兩部分：針對潛在問題，採取有效的預防措施；若發現錯誤已發生，則必須採取適當的矯正措施。
為了避免執行過程中有意外狀況發生，專案管理的執行流程與監控流程幾乎是同時進行的，也就是執行當中隨時保持監控，萬一狀況發生時便可以即時解決，就如同透過監控血壓值來追蹤身體的狀況。專案在執行時必須隨時監控目前的績效狀況，檢視有無按照計畫進行。很多專案團隊常用「達成率」來表示專案的進度，在對主管報告時會說某某專案目前的達成率是90%，聽起來這個專案目前的績效似乎不錯、已經接近完成，可是如果再考慮其他的資訊呢？假如這個專案的完成日是明天，那這個專案的績效可就不好了。如果完成日是下個月底或是年底呢？到底達成率90%是表示這個專案的績效好還是不好，是無法直接判斷的。

在監控階段，專案管理團隊會追蹤、審查以及規範專案進度，以便符合專案目標。拿專案各知識領域執行結果的實際度量值（Measurement）和計畫的預定估算值（Estimation）來做比較，若是兩者之間的差異（Variance）超過門檻（Threshold），就要提出變更申請（Change Requests），再交由變更控管委員會（Change Control Board, CCB）審查、核准以及管理，並更新專案管理計畫、專案文件以及變更申請狀態。

專案經理人必須依照規劃階段所發展的專案管理計畫，來監控專案工作和管理變更申請，並且追蹤、審查以及規範進度，以符合專案管理計畫既定的績效目標。監督包含收集、度量以及散佈績效資訊，並且針對度量和趨勢做評量，以促進流程改善。持續監督可讓專案管理團隊透視專案的健康程度，並辨識需要特別照顧的地方。控管則包含決定矯正或預防措施，以及重新規劃，並確定該措施是否解決績效議題。

專案整合變更控管包含了審查所有變更申請、核准變更，以及管理交付項目、組織流程資產、專案文件和專案管理計畫的變更。其執行是從專案開始到結束。專案管理資訊系統謹慎地維護專案管理計畫、專案範圍說明以及其他交付項目，所有變更申請必須送到變更控管委員會審查，其結果不是核准就是否決，只有已核准的變更才能納入新的基準，重新送到執行階段等候重新執行。執行整合變更控管流程的主要活動包含：

1.掌握會影響整合變更控管的因素，確保只有已核准的變更被建置。
2.正確地審查、分析以及核准變更申請；緩慢的決策會負面地影響時間、成本以及變更的可行性。
3.管理已核准的變更。
4.藉由只公佈納入專案管理計畫和專案文件檔之已核准的變更，來維護基準的完整性。
5.審查、核准或否決所有已建議的矯正和預防措施。
6.在專案全程協調變更（如：所提議的時程變更可能會影響成本、風險、品質以及配員）。
7.記載變更申請的完整影響。

任何參與專案的關係人都可以申請變更。雖然一開始可以口頭行之，但是終究必須以書面形式，進入變更管理或建構管理系統。變更申請與變更管理或建構管理系統所規定的流程有關。這些變更申請流程可能需要已估算時間影響和已估算成本影響的資訊。每一項已記載的變更申請，必須經由某些專案管理團隊或外部組織的授權來否決或核准。許多專案授權給專案經理人，核准在專案「角色與職責」文件所界定的某類變更申請。CCB的角色與職責是由建構控管和變更控管程序所清楚界定的，負責開會與審查變更申請，並核准或拒絕該變更申請。CCB的職責應該清楚定義並由適當的關係人同意。

許多大型組織提供多階委員會結構，各司其職。如果專案有綁合約，若干變更就需要依合約規定，獲得顧客的核准。已核准的變更申請可能需要新的或修正的成本估算、活動順序、時程日期、資源需求，以及風險回應方案分析等資訊。這些變更可能需要調整專案管理計畫或其他專案文件檔。變更控管的適用層級，端賴應用領域、特定專案複雜度、合約需求，以及專案執行脈絡和環境而定。

請問iT人，您參與過無數專案，您如何組織變更控管委員會並進行整合變更控管?
(第30之21篇完)

Hold 30天鍊成PMP鐵人 系列連結
上一篇http://ithelp.ithome.com.tw/question/10077745
下一篇http://ithelp.ithome.com.tw/question/10078317