委外(Outsourcing)是每一個IT單位都會面對的事情，而且也是愈來愈重要的趨勢。IT環境瞬息萬變，一項投資常常還沒發揮其功效，新的科技出現，可能就已經過時，其結果是花了錢卻得不到應有的效益，徒增浪費之感。

為避免這樣的情況時常發生，我們在決定一項投資或專案的導入時，評估的工作就顯得相當重要。
我們在第一單元：策略目標中，一開始我們就提到計劃要如何擬訂，並提供參考方案來支持計劃的執行。本單元委外評估，我們會提供一套評估準則矩陣的方法，來協助公司進行方案評選，以利委外工作可以順利進行。

當然，委外一定是找廠商來介紹產品。不過就找幾個廠商來介紹，比較一下功能，請廠商報價，功能好價格低，不就 OK 了，需要這麼麻煩嗎？砍價我最會了！拿中意的A廠商的功能去砍B廠商的價格，再拿B廠商的價格去逼迫A廠商降價，玩兩手策略，讓廠商廝殺完後，再來收拾成果，有什麼困難。

羊毛出在羊身上，您現在拿到的價格，可能只是入場費而已，等你不得不依賴廠商時，就只能讓人予取予求。

廠商來 Demo 都是經過精心包裝的，以期能在一開始就抓住客戶的目光，如果光憑印象其實很難看出問題點會在哪裡，還有很多是採美女攻勢的，一場 Demo 結束，可能產品的功能全都忘光光了。

所以我們心中一定要有腹案，以滿足法來篩選廠商的功能。

在找廠商來介紹產品前，內部最好先做過需求訪談，蒐集使用者的意見，擬定功能需求清單。

同時可以擬定一份需求訪談的記錄表格，作為日後分析與檢討時的依據。

如是系統汰換，可以就現有系統的問題、功能不足的部份，與使用者訪談或進行問卷調查，並請他們提出期望的功能。綜合各方面意見之後，我們可以將蒐集來的資訊進行整理，區分為：
Must to Have & Nice to Have。我們實際以 Gantt 線上 Project 來記錄分析：

用它來分析的好處是他提供很容易操作的縮排、上下移動、插入的功能，我們可以就列出的功能再與使用者討論，最後將功能清楚的區分在上述的兩大區塊當中，作為我們 Review 產品功能時的依據。

功能需求項目決定好之後，可以用 Excel 做一個評估矩陣，進行廠商的篩選，如果廠商的產品無法滿足 Must to Have 的功能達 30%（亦即只有七成的功能滿足必要的需求），那麼這個廠商的產品就可以被排除在外，永不錄用。當然在 Review 廠商產品的過程也可以將覺得不錯的功能納入我們的評估項目當中，以作為方案擬定的參考依據。

（註：此圖為示範，非實際評選廠商所使用的內容）

全系列文章列表