在一開始整理觀察到常見的痛點們，你看到的是想解決的地方，也可以換個角度去思考，其實你想要保持是你的信念跟價值觀。總合前面的紀錄，我歸納出自己的價值觀，只要改善效率，什麼方式我都願意去嚐試。反過來說，只要影響效率，那對我來說就是痛點。
觀察自己一陣子之後，列出三個關鍵字分別是：
優先序的背後要評估的是緊急性，還有重要性。當時我常面臨想做的事情很多，所以手上不單單只有團隊的目標，還有其他需要協助幫忙的事務。在同時進行很多事之下，即使團隊的目標也達成，在他人眼中是展現安排工作能力不足。為了改善觀感，先一心一意把團隊目標先完成，之後要做協助其他人或是想做什麼研究，也不會有太多人說話，若有人拿出來說嘴，也可以反擊回去。
看到電腦或是手機跳出通知，大家一定會想要快快回覆對方吧？甚至會隨時去查閱這些通訊息軟體是不是有通知，久而久之養成時不時想看的習慣。
這是收到來自於同事的觀察，覺得我時時刻刻在注意信箱的新訊息。正因為如此，我好奇觀察自己查看信箱的頻率。一記錄不得了，平均兩小時看一次，以上班八小時來計算，至少是四次起跳。這個頻率之高，讓我接下來看看查看的時間花費多久，發現每一次大概十分鐘也還好，也就是一天會花四十分鐘進行查看信箱內容。
四十分鐘好像不多，但累積下來也是很驚人。所以我先觀察一般在信箱收信的時間是不是有規律性，舉例來說同事們在會議後，發需要確認的信件，但查看的時間點可以請同事寄出之後，再進行確認，不用時時刻刻都在關注信件匣的未讀狀態。
信件的內容有些會是來自於公司的宣佈事項，像是單位正式改名，其實這只是需要知道的資訊內容，並不是緊急又必需處理的最高優先權項目。
再來是觀察同事們會主要寄信的時間點，會分配在剛上班時，以及下午約三點左右。所以我先把查看信箱時間先改成早上十一點，和下午四點之後。每天兩次讓所有的信件集中處理，而且也可以一併把所有需要回覆跟了解資訊，當事情集中後，目前平均來說處理信件時間會在二十分鐘上下。
團隊在做招募的時候，各種面試流程的信件會將整個未讀狀態的信件匣塞滿，用眼睛篩選資訊太花時間，所以時間上又拉長許多。不過觀察某些信件上很多關鍵字像是 104、面試、獵頭、投遞、作業等等，所以就將信箱的資料夾設定篩選條件，讓我收到這些關鍵字信件時可以從各自的資料夾查閱，而且還增加了優先權的閱讀性，讓我的時間更集中在需要關注的信件。
前面講的收信狀態，是為提高閱讀信件的速度。其實不會影響到手上的工作當前的狀態，反而是從工作群組的訊息會讓人想說是不是很急，而暫時放下手邊的工作去處理。現實狀況是，大都的狀況其實都是不急的，而這樣切換專注的事項，回到前一項工作的狀態是需要時間的。
當時我對於各種訊息的衝擊，不馬上回覆又覺得事情擺在 TODO 當中沒做，讓人有些煩躁。當然也跟同事做了討論可以怎麼改善。
舉例來說，在 CI/CD 狀態優先權是較低的，可以暫不處理，可先把頻道的顯示通知先關閉。但若有線上問題發生的頻道，要永遠打開，畢竟大事一定要已最高優先權緊急處理。
會參加各種群組以了解各種工作的訊息，收到這麼多的資訊跟手上的工作關聯性不深，像這種就可以考慮要不要繼續留在這個群組。如果不需要的話，還是早早退出，不要讓自己焦慮次要訊息。
難免會有同事們透過私訊了解問題或想討論。此時需評估重要性跟時間性，有些人很急，但是不重要。有些人不急，但是很重要。所以可以針對會塞重要資訊的人的顯示通知設成最高優先權，其餘的就可以先略過，等手上工作告一段落再一併回覆。
上述的狀況可以這樣處理是源自於工作群組不是使用 LINE 進行，在設置優先權通知可能比較方便。但套用在 LINE 上也是同樣的做法，把不需要的官方群組做隱藏或封鎖，先讓雜訊量先降低。再來把不重要的群組做 Mute (靜音)讓新訊息不會第一時間做通知，降低優先權低的訊息量。這樣調整之下，剩下的訊息變得集中且需要馬上回覆的居多。當然還有隨時需要關注的或是聊天，要記得做釘選，不需要再一直滑動聊天列表找到重要人物或群組。
我們會想要隨時接收訊息的通知，是希望自己不要錯過任何的重要訊息。試問大家，如果你出門好一陣子，發現手機掉在路上的某一處。你會不會著急地回去自己剛剛經過的每一處去找？換做是任何人都會的盡全力想辦法找到手機。所以當事情不夠緊急，其實也不需要你去完成的。
會議效率問題是在過去有段時間，團隊們在開會上非常沒效率到在 Retro 提了無數次，也是經歷過無數的討論之後，做了各種嚐試之後才達到現在例行開會的次數。不過每一個階段遇到的問題不同，接下來幾天也分享自己的經驗，以及在會議上可以做的事情，可以讓討論更聚焦，讓會議能夠是有效且有意義的。
iThome鐵人賽
看影片追技術