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DAY 7
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專案管理說分明系列 第 11

贏在起點的專案管理計畫(四之二)

專案管理始於起案,起案流程群組界定新專案或專案新階段,並獲得授權,以起動專案或專案階段。在這些起案流程中,起始範圍已界定,初步財務支援也已承諾,並已辨識會影響專案結果的內部和外部關係人(Stakeholders)。專案贊助人(Project Sponsor)是負責催生專案的關係人,就像一位負責任的母親,除了生育還要養育小孩。贊助人除了清楚明白專案的目的,還要負責支持與支援專案到底。
起案流程通常是由專案控管範圍之外的組織、計畫,或專案組合的流程來執行。起案的活動包含:
(1) 進行專案選擇
(2) 界定專案範圍
(3) 記載專案風險、假設以及制約
(4) 執行關係人分析
(5) 發展專案許可證
(6) 獲得專案許可證核准

在起案階段,專案經理人(Project Manager, PM)先從專案贊助人處獲得專案許可證(Project Charter)。透過專案許可證,PM一方面獲得動用組織資源的正式授權,另一方面記載能滿足關係人期望的需求。專案許可證建立了需求單位(買方)和執行單位(賣方)的合夥關係,此文件將正式起動專案並授權PM。專案應儘早在發展專案許可證(起案階段)時即選定和委派PM,甚至建議讓PM參與發展專案許可證的過程,因為專案許可證將授權PM在專案活動進行時運用資源。PM負責把專案的所有組件放在一起,成為強內聚力的整體,以更快、更便宜、更少的資源達成專案目標。

專案許可證是由專案外部適合為專案出資的層級,如專案發起人或贊助人、專案辦公室(PMO)或專案組合決策委員會(PSC)核發。專案發起人在專案許可證的簽署下,充分授權專案。專案成立的理由通常是因為內部業務需要或外部影響,專案取得許可證之後,就建立了專案與組織日常工作之間的聯繫。某些組織,只有在完成了需要評量、可行性研究、初步計畫或其他同等分析之後,才會正式為專案核發專案許可證,並起動專案。雖然專案許可證不是專案管理計畫,但沒有專案許可證,專案就不能成立,因此專案管理應該從「發展專案許可證」此一流程開始。

專案許可證記載業務需要、對顧客需求的現有了解,以及新產品的目的。專案許可證應該包含下列項目:
(1) 專案目的或理由
(2) 可度量的專案目標和相關成功準則
(3) 高階需求
(4) 高階專案說明
(5) 高階風險
(6) 摘要的里程碑時程
(7) 摘要的預算
(8) 專案核准需求
(9) 已指派PM、職責以及授權層級
(10) 贊助人或其他授權專案許可證的人之姓名與授權


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2 則留言

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skill
iT邦新手 4 級 ‧ 2010-10-07 12:49:01

我老闆從來不給我專案許可證!

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frankmclin
iT邦研究生 4 級 ‧ 2010-10-07 14:03:57

要做好專案管理必須重頭來
國內80%的專案經理從來沒見過〈專案許可證〉,更不知道它的重要性。
如果老闆不給你〈專案許可證〉,專案經理必須自己產生,然後請老闆確認簽字。

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