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DAY 8
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專案管理說分明系列 第 12

贏在起點的專案管理計畫(四之三)

關係人(Stakeholders)是所有會影響專案成敗或會受專案結果影響的個人或團體。專案團隊本身也是關係人,負有執行和管理專案的責任。專案管理團隊隸屬於專案團隊,負責辨識關係人,確定其需要與期望,並且管理其影響以確保專案的成功。專案管理團隊中,負責實現專案目標的個人就是「專案經理人」。
專案成功的關鍵因素之ㄧ,就是在專案起案階段,盡可能辨識所有關係人,分析他們的興趣、期望、重要性以及影響力,並發展不同的關係人管理策略,決定關係人參與專案的程度和時段,以最大化正面影響,並減輕可能的負面影響。專案執行期間必須定期審查「關係人評量和應對策略」,以便因應可能的變更而做適當的調整。

專案關係人包含顧客、贊助人、組織以及主動參與專案的大眾,或是其利益將受專案執行結果,產生正面或負面影響的人員或組織。關係人散佈於組織各階層,並具有不同層級的權力,也有可能來自組織外部。大多數專案有大量關係人。專案經理人的時間有限,必須講求效率,必須根據關係人的興趣、影響力以及參與專案的程度,將關係人加以分類,如此才能讓專案經理人專注在維護與確保專案成功所需的關係上。

專案管理計畫(Project Management Plan, PMP)是用以界定專案該如何執行、監控以及結案的說明文件。在制訂過程中,專案經理人必須對必要的各項活動進行界定與整合,並協調各項子計畫,例如範圍管理、時間管理、成本管理、風險管理等等,使之成為完整且可執行的專案管理總計畫。規劃的活動包含:
 紀錄細部顧客需求、制約以及假設
 辨識關鍵專案團隊成員
 建立工作分解結構(Work Breakdown Structure, WBS)
 發展變更管理計畫
 辨識專案風險與建立風險管理計畫
 獲得專案管理計畫的核准
 進行開工會議、審查整部專案管理計畫並達成共識

進入規劃階段時,專案經理人必須負責建立專案管理計畫,此為專案管理最重要的文件。若把專案管理比喻為交響樂團演奏,則專案經理人就是樂團指揮,而專案管理計畫就是讓所有演奏者都能各司其職的共同樂譜,即便是由一流演奏好手和指揮所組成的樂團,若是少了共同樂譜,各吹各的調,整個樂團就一定會荒腔走板。專案管理若沒有專案管理計畫,其下場亦然。

專案管理計畫是專案經理人管理專案時的指引,專案管理計畫包含專案團隊打算怎麼執行與監控專案的詳細內容。計畫中除了管理流程和專案的交付項目之外,當然也會要求專案團隊共同思考:在必須達成目標的情況下,到底要做什麼、怎麼做、由誰來做,以及要花多少時間?就像登山管理計畫必須估算要爬到多高(交付項目)?目的地到底是山頂還是山腰?如果是山頂,要走哪一條路線?如果要走這條路線,需要攜帶哪些裝備、還要帶多少食物和飲水?到下一個休息站(里程碑),大概要花多少時間?

在整個登山管理計畫中,「估算」扮演一定份量的角色:食物的量要估算、水的消耗量要估算、路線所花的時間也要估算、人員能攜帶的裝備重量更要估算,所以我們有很多資訊都是來自於估算。因為每個專案的內容都有其獨特性,有可能是過去從沒經歷過的,也因此這些估算大多帶有一定比例的假設與猜測,就免不了會有不確定和誤差,也就是會有風險,因此估算結果最好加上可容忍的誤差範圍,或是可接受的風險範圍。

專案管理和登山一樣都需要預先規劃。登山之所以需要地圖,正如專案管理之所以需要專案管理計畫,目的是讓我們知道要去哪裡,以及達成目標中的所有過程。不敢說一切都能如預期或是不會迷路,但最少應該知道,萬一迷路了該怎麼辦?萬一真的迷路了,必須明確知道目前的路線跟原先規劃的有多大差異?唯有知道兩者的差距,才能知道該怎麼走才有機會回到原先預期的方向,才不至於因為一時迷路走岔而完全失去方向。

專案規劃的目的是溝通、畫出地圖,以及在萬一事情不如預期時,讓我們能快速掌握狀況,甚至能根據既有資訊重新規劃。專案規劃的目的不應該只是去訂定一個估算,然後就死守不放;專案規劃應該是訂定一個目前覺得合理的起點作為基準(Baseline),並思考萬一事情不如預期時該怎麼辦。根據假設與想像,未雨綢繆地預先規劃狀況發生後的處理方法,才是制訂專案管理計畫的核心目的。


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1 則留言

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iT邦新手 4 級 ‧ 2010-10-07 12:50:20

專案管理計畫包含哪些基準?

frankmclin iT邦研究生 4 級 ‧ 2010-10-07 14:06:51 檢舉

專案管理有三個核心知識領域--範圍、時間、成本
在規劃階段必須在專案管理計畫中包含範圍基準、時程基準、成本績效基準

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