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2021 iThome 鐵人賽

DAY 6
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IT管理

文化沒這麼理所當然:一位新手產品經理促成IT文化形塑的心路歷程系列 第 6

[Day6] 自我必備溝通力:Content & Context

發揮影響力

隨時必備的兩個元素:Content & Context

自覺、找鏡子、瞭解與掌握環境、設定目標,小至個人職涯、大至團隊運營、甚至人生規劃,都是無比受用的內容,也會重複的發生。美國社會心理學家Joseph Luft和Harry Ingham所提出的周哈里窗(Johari Window)將自我認知切分成四個領域:開放我、盲目我、隱藏我、未知我,透過上述的歷程可以幫助我們將開放我擴大,我們就可以對於事情具備更客觀的觀察,也具備更彈性的做法,這是因為我們對於自己有更真實的理解,所以可以更穩定的發展自我,因為別人也瞭解了我們,所以我們更不用擔心綁手綁腳,自我覺察之後,我們就可以具備穩定的content了。Content,是身為管理者或推動者很重要的元素,其代表我們所有追求目標及其相應而生的策略、做法、執行細節,從我們自身開始探求也是為了讓我們的content能定焦,而得以被傳達、理解、驗證與修正,若是content不穩定,就會給予同仁不安全感、不信任感以及朝令夕改的問題。有了content後,如何傳達就會是另外一個重點,也是我們發揮影響力的重點了,Context,是我們如何傳達content的手法,簡單的理解,就像是準備簡報時,常會聽到人家說,要思考聽眾是誰,而對應選擇content的呈現方式,context包含的再稍微廣一些,從開始傳達content開始,到下一次content傳達之前,說的人和聽的人所處的氛圍與個人的參與狀態都是屬於context要思考的,context非常對於主持人的感知能力十分講求,所以通常一場content傳達的完成,是十分耗費心神的。

周哈里窗及自我覺察的目標
https://ithelp.ithome.com.tw/upload/images/20210921/20140983MMBTJ94mCs.png

如何產出好的content

清楚知道自己的類型,適當的準備足夠的content

根據不同類型的人與熟悉程度,所要花在準備content的時間不同,我會建議有兩件事情要謹記在心:

  1. 持續做好自省,找到中心的目標
  2. 用合適的資源,準備足夠剛剛好的content

我們要形塑IT文化或是管理,這是每時每刻都在發生的事情,所以隨時掌握核心目標可以為我們減少很多思考到細節的時間,因為運行久了,我們會發現不論是何種工具、何種方法論、何種講述方式,核心的框架是不會變的,讓我們維持穩定連貫(consistent),可以讓我們與IT同仁的關係穩定疊加。Simon O. Sinek所提的黃金圈法則(The Golden Circle),其三圈架構:Why, How, What,可以幫助我們想得更深層,以Why驅動,會更持久。

每個人習慣產生content的方式不同,我會建議先以每一次會議做為練習,在會議開始之前,訂定會議的目標(也練習了前幾天分享的項目),然後開始準備content。這時候,在理解會議所需的情況下,我會初步劃分自己屬於哪一類人:快速反應型 vs. 醞釀思考型、高度掌握環境 vs. 低度掌握環境,然後再決定content需要準備到怎樣的程度,如果是快速反應型的人,可以針對content準備到大致方向,不用到很細節,只要促進會議間有溝通交流,就可以透過討論的內容收斂達到會議目標;反之,如果是醞釀思考型的人,就需要多花些心思準備content,包含想得更細,呈現的更完整,讓大家可以明白自己的想法,進而確保討論不會失焦。搭配對於環境的掌握程度,這裡講的環境是工作文化、成員、現況等,掌握高的可以稍微減少對於共識聚焦的內容,也可以多開放討論,掌握低的則需要多花時間對焦現況,然後團隊以對焦問題為主。我們都知道content準備得越完整,我們會越有信心,大家的時間都是有限而且寶貴的,所以content不用多,而是依據自己的狀態和團隊的成熟度,事前準備剛好可以促進內容討論的內容即可。

如何掌握context

不斷練習自省與觀察

雖然context的掌握和影響力有關,但要掌握context之前,務必先要有好的content,因為我們還是一個商業運營且講求硬實力的IT團隊,有好的content基本上就已經可以做出一番成績了。Context的掌握,會依個人特質不同所掌握的方式也不同,T的人可能會多觀察出很多動作和反應細節,F的人可能會多摘要出個人狀態與情緒波動,不論哪一種,都會很需要從自我覺察開始,人是很容易投射自我的動物,我們看待其他人時,都會拿著我們自己打造的尺丈量他人,這也容易造成偏誤。為了降低這樣的偏誤,我們必須要時常的自我覺察,知道自己的喜好、知道自己的盲點,才能避免錯誤的投射。在找到自我之前,我會建議先觀察,然後在同環境下找到鏡子來交流所見,找到適合自己觀察context的方式。我還記得,高中參加心理研究社時,社團老師給的第一份功課,就是要我們買一杯飲料,坐在麥當勞,最好是窗戶邊,觀察經過的每一個人,在腦中多想想今天這個人心情如何?遇到怎樣的事了?藉以訓練我們的觀察力,現在要多做一步就好,找你的主管、適合的鏡子、最棒的是被觀察的本人核對一下你的觀察吧!

小結

開始要往外影響了,今天的文章也多了一些工具的名字,這裡再強調一下,我相信工具的介紹在各大資源都能找到,甚至有些是厚厚的一本書,所以我的重點不會是放在工具介紹,而且就我的經驗,這些工具一定會經過「見山是山、見山不是山、見山又是山」的階段,真正能在我們職場運用上才會變成是我們的一部分,這也是我希望能提供自己和大家的:各式各樣的情境,還是我曾經失敗的血淚。今天是中秋節,祝褔大家中秋節快樂呀!


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