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DAY 15
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專案管理說分明系列 第 25

掌握先機的問題分析決策(四之二)

解決問題時,如果錯過問「為什麼」這個階段,你可能就會選錯或用錯解決方案,進而造成其他的問題,當你以為問題已經排除時(其實不然),卻只是把真正解決方案所需要的時間、人力和金錢給白白浪費掉。
問題真的解決了嗎?為什麼不能解決?原因可能是我們並沒有發現真正的問題。如何發現問題?在思考解決方案之前,時常會遇到「對問題的認識不夠深入」、「對問題的認識不夠正確」、「問題好像是這樣,又好像是那樣」或「那真的是非解決不可的問題嗎?」等對問題認識不清的狀況,也就是無法確實且具體地發現問題。

要找出問題的癥結看似簡單,事實上卻有許多人會排斥,為什麼問「為什麼」會讓別人抱持防禦的態度?因為當你在問「為什麼」時,等於是在要求別人分享他們的看法、信念、觀察或是觀念;他們和你分享的資訊,可能來自資料、顧客意見、研究報告或是調查報告,也可能純粹只是他們個人的意見。

問「為什麼」並不是要揪出罪魁禍首,而是要了解問題為什麼會發生。各位在問「為什麼」時,不但要動機正確,還要具備不斷抽絲剝繭的毅力,直到你有信心找出真正的癥結為止。一旦找到真正的問題癥結,就得開始著手構思解決方案的選擇。

一般經理人很容易因為問題太複雜或影響太大,將眼前的問題只視為單一個案來處理,只想辦法救火,只設法解決眼前的問題。專案經理人既然是代表公司的策略執行力,就應該運用系統思考,找到真正的問題癥結。只要癥結解決了,眼前的問題自然就迎刃而解,救火時間少了,就有更多時間思考策略性問題,將同樣的工作建立機制,不必一再地重複執行救火的工作。

要建立機制來解決根本性問題,思考並發現策略性問題,最需要的就是敘述目標的構思力,因此經理人必須具備下列4個技巧:
(1) 觀察力:根據事實,客觀且正確地認識和掌握現況的能力。
(2) 判斷力:主觀進行選擇、判斷、決定的能力。
(3) 分解力:將問題進行邏輯性分解,並分析至具體程度的能力。
(4) 整合力:從對現況之認知、掌握,組合出全貌結構化構思的能力。


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