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DAY 27
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專案管理說分明系列 第 42

使命必達的專案最後期限(四之二)

如果把合約終止的日期看成是最後期限,那麼經理人在設定專案目標之後,如何能夠在最後期限之前達成目標?如果最後期限突然被提前了3 個月,經理人又該怎麼辦?設定目標之後,還需要透過時間管理的技巧,把所有目標分輕重緩急,逐一實現。時間管理就是利用最短的時間達成最有價值的目標,實現均衡的人生。並沒有時間管理的問題,真正有的是時間順序的問題,以及缺乏事情優先順序的觀念。
雖然時間是不可增減、不可缺少、不可儲存、不可替代的,但是時間卻是可以管理的。老天爺是公平的,不論你職業的貴賤、富有或貧窮、哪種膚色種族,每個人的一天都只有24小時可以用。只要將24小時妥善分配,就能有效率的工作。

人們重視生命卻疏於時間管理,但生命本就是由一連串時間所構成的,浪費時間就等於是浪費生命。如果每天都有86,400元進入你的銀行戶頭,而你必須當天用光,你將會如何運用這筆錢?時間就像金錢一樣可貴,不過時間無法像金錢一樣可以儲存起來留到未來再使用,你所擁有的每分每秒都限當下用光,否則就是浪費。

據統計,人們每8分鐘就會受到1次打擾,每小時大約7次,每天約有50至60次。平均每次的打擾費時約5分鐘,一天被打擾的時間總共大約4小時,而且約有50%至80%的打擾是沒有意義或極少有價值的。

一個人的辦公桌如果亂七八糟,他每天為了找東西,平均就要花上1.5小時,每週就要花掉7.5小時。另外,在人類漫長的一生中,睡眠大概佔去了20年的時光,嘆息大約有10,000次之多,拖延了大約36,500小時之久,做事有頭無尾大約有1,000次,埋怨指責別人大概不下5,000次,推卸責任少說也有30,000次。

拖拖拉拉、看電視、跟朋友聊天、做白日夢/發呆、思考如何做作業、身體上的問題、睡過頭、沒有計畫、等候別人、講電話、電腦上網……這些都會佔掉經理人寶貴的時間。一般浪費時間的主觀原因包括:
缺乏計畫
沒有目標
拖拉
缺乏優先順序,抓不住重點
過於注重細節
做事有頭無尾
一心多用
沒有條理,不簡潔 
簡單事情的複雜化
找東西
懶惰
事必躬親,不懂得授權
不會拒絕別人的請求
盲目行動
越權指揮
完美主義

柏拉圖法則(Pareto Principle)又稱為80/20法則或二八法則。主要是指20%的人擁有80%的資源,80%的人爭奪剩下的20%資源。就工作而言,你所完成的工作裡,有80%的成果來自於你20%的付出;而另外80%的付出,只換來20%的成果。它指出人可能會耗用80%的工作時間,卻僅獲得20%的成果,這種成果稱為次要成果;人要追求的應該是僅用總工作時間的20%,卻獲得 80%的成果,這種成果叫做主要成果。時間管理就是要幫助各位,做事可以得到主要成果而非次要成果。

二八法則的核心思想,就是把注意力集中到最重要的地方,以發揮最大的效用。至於何謂重要的事,則因人而異。我們應當將要做的事情,按輕重緩急排序,事情的優先次序大概可分成以下4項:
最優先項目: 重要且急迫的事情(A類)
次優先項目: 重要但並不急迫的事情(B類)
低優先項目: 不重要但急迫的事情(C類)
非優先項目: 既不重要也不急迫的事情(D類)

至於時間的分配,可分為:
黃金時段:效率最高,宜分配給重要又急迫的事。
白銀時段:效率次高,宜分配給重要但不急迫的事。
青銅時段:效率普通,宜分配給急迫但不重要的事。
石頭時段:效率最差,宜分配給不急迫又不重要的事。

大多數重要又急迫的事(A類),是由於疏忽或遺漏重要但不急迫的事情(B類)所造成的,換言之只要把重要不急迫的事情處理好、規劃好,那重要且急迫的事情就會很少發生。重要又急迫的事(A類)最重要,所以必須自己做;重要但不急迫的事(B類)雖然重要,但是必須花較少的時間壓縮著做,至於不重要但急迫的事(C類)為次重要,可以授權給別人做。


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