iT邦幫忙

DAY 28
4

專案管理說分明系列 第 43

使命必達的專案最後期限(四之三)

驗證(Verification)是指審查工作產品是否有按需求做好,其檢驗是在工作產品交付之前,由賣方所進行的客觀測試(Do the things right,把事情做好)。確認(Validation)是指審查工作產品是否符合使用者的期望,做出對的工作產品,其檢驗是在工作產品交付之後,由買方所進行的主觀驗收(Do the right things,做對的事情)。
試著從兩個連續流程(專案階段)的互動觀點來做進一步說明:
所謂兩個連續的流程,是指前一個流程所產生的工作產品(輸出)會成為後續流程的工作產品(輸入)。前一個流程的當事人是該工作產品生產者(賣方);後一個流程的當事人是該工作產品使用者(買方)。例如分析和設計就是兩個連續的流程,分析流程的輸出會成為設計流程的輸入。分析師是分析流程之工作產品的生產者;設計師則是分析流程之工作產品的使用者。

驗證是在分析流程結束之前,分析師(賣方)委請同儕對工作產品的審查(Peer Review);確認則是結束分析流程之後,分析師將工作產品交付給設計流程,由設計師(買方)做驗收確認審查。

由於驗證和確認的方法、流程和環境都很類似,買方和賣方若是無法自行執行時,是可以委託第三方進行獨立驗證與確認(Independent Verification and Validation, 簡稱IV&V),IV&V是一種針對專案發展各階段的流程與成果,進行驗證與確認的作業,用以達成確保專案品質、安全與功能的目的。原則上在專案生命週期中的任何一個階段結束之前,都可執行IV&V機制。

專案經理人在工作上經常發生的進度嚴重落後問題,大部分都是因為忽略了完成工作的最後期限,底下是檢視最後期限的10大要項:
(1)清楚明白對方對我方成果的要求,不用再浪費時間做無謂的溝通。
(2)如果對方未交代最後期限,主動與對方確認設定最後期限。
(3)在行事曆(或筆記本)上,明確標示最後期限。
(4)在最後期限內規劃子目標,再為各子目標規劃最後期限,並計算每個子目標所花時間的總和。
(5)設立可以準時到達目標的開始行動日期。
(6)一旦設定最後期限,確實遵守,甚至提前完成。
(7)每完成一個子目標,檢視與確認進度是否趕得上最後期限。
(8)在工作進行中,發現趕不上最後期限時,請求主管或同仁的協助。
(9)如果最後期限已經遙不可及,要求重新評估最後期限。
(10)在重新訂立最後期限時,用更有效率的方法,加緊速度完成。

在專案規劃的階段,若是提不出一份合適的專案管理計畫就無法開工,此時若有過去相同的專案管理計畫可供參考,便可輕易地順利完成計畫。即使沒有相同的專案管理計畫,也可以參考性質、規模、目的或方法較類似的資料。

雖然有專案管理計畫做依據,專案進行過程中還是會遇到許多變化,例如:經費縮減、成員變更、時程落後、人員心態排斥等,而針對這些變化所採取的因應措施或計畫調整,都應該將原因、對策以及結果加以妥善保留,以避免未來又遇到類似問題,或於未來遇到問題時,可立即查詢解決之道。

專案成效固然重要,但過程的經驗卻可持續應用,且成敗關鍵大都是過程中所採取的各項決策,然而在專案過程中,有許多透過電子郵件傳遞的溝通訊息,只留存在個人電腦中,所以專案管理辦公室應該透過適當的平台和機制進行有系統的管理,並將這些關鍵知識加以蒐集,整理成組織流程資產。

專案過程環環相扣,為了順利完成各項目標,必須有相當密切的聯繫與溝通,經理人透過專案管理的資訊平台,鼓勵專案成員知識的分享,除了可對專案文件進行有效版本的控管外,只要訊息一經發佈,便可透過平台迅速通知所有關係人,並可立即回覆意見或表達看法,並將這些意見納入組織流程資產,作為日後專案的依據或參考。

雖然專案的目的和類型各有差異,但若能依專案任務特性、類型或技術等屬性加以歸納分類,建立組織標準流程,未來成立新專案時便可參考組織標準流程,並且調適成專案專屬作業程序,便能在最短時間內,構建專案整體架構。


上一篇
使命必達的專案最後期限(四之二)
下一篇
使命必達的專案最後期限(四之四)
系列文
專案管理說分明50

尚未有邦友留言

立即登入留言