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DAY 16
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IT管理

我們與敏捷團隊的成長系列 第 16

信任與安全感

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前言

今天想跟大家討論這個在團隊內外之間都可能面對的「信任」問題。信任這件事,幾乎大家都能理解它的重要,知曉失去信任將導致許多危機,除了日常合作的不協調,甚至衍生各種社會問題。我們幾乎可以說,有人的地方就有信任問題,如個人之間、團隊之間、部門之間,甚至組織、公司、集團等。

以維繫團隊運作的觀點來看,有必要正視信任,確認目前團隊所處的情況,並加以改善。

信任

在教育部重編國語辭典修訂本「信任」一詞的解釋為:「相信而敢有所託付」,是個簡短且精闢的說明。

更具體的作為,在《教練》一書當中的教練「比爾」認為信任包含:信守諾言 (說到做到)、忠誠、正直、能力 (有能力完成承諾)與保密。書中也點出了信任與安全感的重要關係:

最佳團隊擁有最強的心理安全感,而安全感源於成員之間的信任。

信任本身也會我們帶來一些方便,例如金融機構信任自己時,我們可以透過信用卡進行消費,或透過貸款在短時間內取得資金。

相對的,當我們不被信任時,處處受阻,在團隊內也很容易引發不必要的紛爭,會出現不少負面的情況,例如:

  • 不太溝通 (別人都在胡言亂語、我講了也沒用)
  • 不願合作 (別人都亂做)
  • 不願承擔 (別人都不貢獻,我為什麼要做)

那我們在團隊內該如何累積信用,讓彼此能夠互信呢?

從自己做起

我們可以從自己看起,先思考個人如何在團隊當中累積信用,讓別人可以相信自己。這會體現在工作的方方面面,例如:

  1. 我對團隊成員做出什麼承諾?我有兌現嗎?
  2. 我的言行如一嗎?
  3. 我是否充分展現能力,證明我是可以完成事情的?即便不能順利完成,我也會交待過程、主動尋求協助,並找出折衷方案。
  4. (在軟體開發團隊) 我這次的變更,能不能達成預期?而不會產生額外的副作用?
  5. 我有歸還我借用的物品嗎?

從這個基礎,我們可以再擴大到團隊,團隊的信用可能透過以下的方式彰顯出來:

  1. 我們對外 (如利害關係人) 承諾了什麼?我們有兌現嗎?
  2. 我們這次的調整,能不能達成預期?而不造成其他團隊或部門的困擾?
  3. 當我們未順利完成目標時,我們採取哪些措施?是否在第一時間說明,讓外界能有反應時間?

團隊之外呢,例如公司與客戶:

  1. 客戶是否兌現承諾,確實按照協議進行合作?
  2. 公司(管理者)是否尊守承諾,保護成員並給予適當的資源?

讀者可能也發現了,這也是在展現當責,想要回憶一下可以參考之前的文章「當責:概念篇」與「當責:實踐篇」。

敏捷與 Scrum 怎麼看

說來說去,許多道理是相通的,也是相互扶持的。

我們可以從敏捷宣言、原則,與 Scrum 強調的價值觀看出,諸如保持溝通、展現透明、優先交付價值,這種種思維,除了保有利益之外,本身也是在累積信用,強化成員彼此之間的信任,進一步確保團隊是被客戶/市場信任的,達成雙贏。

把敏捷宣言與 Scrum 價值觀攪拌一下--我「承諾」交付「可用的軟體」就是一個良好的實踐方式。

Scrum 三大支柱當中的「透明」與信任有相輔相成之效,越是透明,越是藏不住,被蓋住的東西少了,自然也消減了猜疑與誤會。

暢欲所言、充份表達也是透明的表現。曾經在網路上的一串討論,有人提問:「成為資深工程師的條件是什麼?」,有個很妙的回答是:「要有他心通。」,雖然這多半是在暗諷需求不明確,但成員之間彼此無法開誠布公,那與需求不明又有什麼差別呢?

營造可信任環境

僅管我們強調與鼓勵,成員還是可能有所顧忌,不敢表達自己的想法,這一部分可以從溝通的技巧下手,可以參考之前的文章:

如果這些還不足以推動,還可以考慮以匿名問卷的方式作為意見傳遞的管道,並將收集到的資訊翻譯為團隊都能夠接收的言詞,讓來自各方的想法能夠整合與交流。

另一方面是團隊與公司必須時刻體現「開放」的心態,本身也要能夠「接納」各方的回饋。暢欲所言的前提是「尊重」,並不是要請大家任意開口,這反而又破壞了信任。

讓成員「肯表達」與「敢表達」的過程是需要時間醞釀的。站在溝通層面上,避免從任何從表達衍生出指責是重要的;站在心態上,也要注意我們是否總是、預設在「質疑」他人,這也會破壞信任,例如:每一小段時間就做一次進度的追蹤,容易被解讀為不信任成員的辨事能力。此外,當「誤會」發生時,也最好做個理性的澄清,避免誤會繼續擴大。

我們一直談互信,我們希望別人信任我,我們也要信任別人,如果可以的話,在自己容許的安全極限內先相信他人,再逐步拓寬這股信任。

後記

信任不是單方面的,不是任個一方想要有就有,但我們可以先釋出善意,也珍惜他人的信任,讓它促成接下來多方努力的基礎,一同營造信任的場域。


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